なぜ校了、発行日がずれるのか!?

毎月発行、季刊発行、など社内報は基本的に発行サイクルがおおよそ決まっています。その中で、多くの社内報担当者が発行日に間に合わせることに苦心されています。どうしたら発行日に間に合わせることができるのでしょうか。

校了、発行がよく伸びる原因を探ろう

元々想定していた校了日にどうしても誌面が間に合わず、発行日ぎりぎりになってしまう場合はよく発生します。誌面制作する工程をしっかりと分解し、それぞれの工程に対して適切な期間を設けることがとても大切になってきます。発行までの稟議のフロー、部内でのチェック期間は適切か、など一つ一つを見直すことで、土壇場で校了日がずれる可能性を大いに軽減できます。

 

 

制作開始のスケジュールは適切か?

社内報を制作するうえで必要な工程が見えてきたら、次は全体のスケジュールを見直すことをおすすめします。それぞれの工程に対する期間を発行日から逆算することで、遅れのないスケジュールを作ることができます。季刊発行なら3カ月程度見ておくと安心したスケジューリングができます。

 

また、制作スケジュールを見直す際、企画別にスケジュールを引くことも強くおすすめします。寄稿で出来上がる企画と取材執筆して作り上げる企画では必要な期間が全く違います。

 

寄稿でつくられる企画の場合、重要なのは寄稿依頼までの期間です。誰にどのような内容の寄稿を依頼するのかを適切に見極めたうえで、スケジュールを立てます。その際に、寄稿依頼書などを工夫するとよりよいでしょう。

※「寄稿依頼書を作成するには?」←(リンクを貼る)

 

取材、執筆が必要な企画の場合も、まずは取材日の確定、執筆期間、などが対象者によって大きく変わる可能性があります。社長に取材するのか、各拠点に赴いて取材するのか、でも必要な日数が変動するため、それぞれに適切な期間を設けてスケジューリングしましょう。

 

 

エクセルで日程管理をする場合は、上記のサンプル図のように、企画ごとに取材日程を立てておくと管理がしやすくなります。

チェックの期間を明確にしよう!

担当者様の頭を悩ませる大きな要因として、よく相談されることが「最後の最後でくつがえる」こと。部内チェックにて作りこんだ誌面をいざ上長、もしくは社長に確認した際に、全く違うと突き返され、作り直しが発生する場合があります。

 

まずは、日程のくつがえりをなくすことが一番重要です。誌面の手書きラフやデザインサンプルを基に上司と擦り合わせをして、初稿制作を始めましょう。

※「紙面の構成を確定するにはどのように擦り合わせる?」←リンクを貼る

 

また、企画別スケジュールの中に、それぞれの誌面の稟議フローも落とし込むことが重要になります。職場紹介ページなら担当部署への確認、トップメッセージなら社長への確認、など企画それぞれで確認する対象が違う場合もあることから、一つ一つ確認フローを進めることで、一気に作り直すリスクを軽減します。

 

最後に、よく見落としがちなのが修正期間の大切さ。社長確認や役員稟議などの重役確認がある場合、余裕をもって重役確認から校了日までに2日間は修正期間を設けてましょう。 社長や上長からのチェックバックは往々にしてたくさんあるということを想定し、必ず修正が発生することを見越した適切な修正期間を設けることをおすすめします。

余裕のあるスケジュール作成が大事!

さまざまな社会情勢の変化や、社内イベントの発生によって誌面の要素が変わる可能性があります。自然災害の発生や、感染症の流行などの対外的な要因や、急な社長交代などは、往々にして突然発生します。

 

臨機応変に対応できるよう、まずは余裕のあるスケジュールを確保することが大切です。そこで重要になることが日々の進捗管理です。制作スケジュールは一度作ってしまえば終わり、というものではなく、日々の変化をしっかりと反映して更新することをおすすめします。早めに日程の調整をすることで、校了前に大幅に日程がずれることを防ぐことができます。

 

それでも、毎月発行の場合などは、余裕のあるスケジュールを確保しづらいこともあります。その場合は、2カ月前から制作を開始できるようなスケジュールを立てることをお勧めします。

 

例えば、6月発行の場合は4月から、7月発行の場合は5月から制作開始、というように先取りして動き出すことができれば、さまざまなケースにも対応できる余裕のある制作手順を踏めます。

 

今回は、相談の多い校了日のずれに関して、その原因を分解して解説しました。全ての工程に対して適切な期間を設けたスケジュールを作成すること、を活用して、発行日が遅れないようにしましょう。

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