はじめて担当者になった方へ 社内報入門

 

社内報やグループ報を完成させるためには、社内・外問わず、多くの人と協力し、連携し合いながら制作を進めていく必要があります。そして、より良い一冊にするためには、企画内容やスケジューリング、ライティング、撮影といった各パートでのスムーズな進行、クオリティを維持させるための工夫が大切です。

WARMING UP 制作をスタートする前にまずは企画

社内報の代表的な企画である「職場紹介」「プロジェクトストーリー」など、4つの企画をご紹介します。 みなさまの企画立案にお役立てください!

 

【企画1】職場紹介

 

目的

他部署・グループ会社を知ることは、企業内部の垣根を取り払う第一歩。普段あまり接点のない部署や職場を紹介することで、社員同士の認知を高め、コミュニケーションの活性化につなげます。また、職場に関わる社員を多く掲載することで、親しみを持ってもらう狙いもあります。

 

掲載のコツ

◎社員のイキイキした表情の写真
◎その職場の雰囲気が伝わるエピソード
◎責任者コメント、取り組みなど多角的な視点

 

主な要素

 

【写真】

  • 現場社員の集合
  • 職場風景
  • 地方拠点であれば地方の名物など
  • ランチなど雰囲気の分かるもの など

 

【原稿】

  • 現在と今後の活動内容
  • 今後の戦略・方針
  • 一人ひとりの意気込み
  • 責任者の抱負
  • ユニークな取り組み など

 

 

【企画2】個人インタビュー

 

目的

その人のスキルや価値観や人となりにスポットを当てます。また、他の社員への啓発、学びを狙いとします。内容は社員の仕事にかける想いを伝え る、技術を伝承する、表彰された社員を取り上げる、全部署に共通する仕事術を伝授するなどさまざまです。

 

掲載のコツ

◎一番エピソードを掘り下げる文章
◎対象者の遠慮や謙遜をとりのぞく取材文
◎話の内容とマッチした表情写真

 

主な要素

 

【写真】

  • 働く姿のアップ
  • 仕事アイテム

 

【原稿】

  • 経歴と現在の仕事
  • 仕事に賭ける想い、テクニック
  • 全社員に向けてのメッセージ など

 

 

【企画3】決算・方針発表

目的

1年の成果と今後の方針や目標を伝え、会社全体の動きを自分ごと化してもらう企画。一人ひとりの業務への意識を高めてもらうとともに、自分の仕事の意味を理解し、モチベーション向上も狙います。

 

掲載のコツ

◎決算書をおくだけにならずに解説を加える

◎社内報でしか読めない方針の深掘り情報

◎難解なイメージを解きほぐすデザイン処理

 

主な要素

 

【原稿】

  • 決算書
  • 今期方針の概要
  • 社内発表会の様子
  • TOPメッセージ
  • 各部門長のコメント
  • 数字の読み方解説 など

 

【企画4】プロジェクトストーリー

目的

自社の大きな成功プロジェクトや大型受注などを取り上げる企画。同じ社内でも共有されていないともったいない、考え方や姿勢、知識の提供につながるネタを選定します。 また、日常のなかでは見えにくい、他部門の社員の頑張りやチャレンジとなる取り組みを紹介することで、読者の仕事観を見つめ直すきっかけになることも狙います。

 

掲載のコツ

◎臨場感あふれる現場の撮影写真

◎ストーリーを拾い読みしやすくするキャッチ

◎内容を深める他部門や上長からのコメントコラム

 

主な要素

 

【写真】

  • 関わったプロジェクトメンバー
  • プロジェクトの概要が伝わる現場写真 など

 

【原稿】

  • プロジェクトの概要図
  • プロジェクトの背景や流れ
  • 成果と今後の展開
  • プロジェクトメンバーのコメント など

 

STEP1 すべての基本となるスケジューリング

社内報は特集企画や取材計画、原稿作成、校正などといった業務はもちろん、たくさんの人や部署と関わりながら作ります。このステップではより良い社内報作りを効率的に行うスケ ジュールの作り方をお伝えします。

 

【スケジュールの基本1】スケジュール運用 3つのポイント

1、ページ数にマッチした スケジュール表を選定

12ページほどの社内報は、簡易のスケジュール表を作成することをおすすめします。簡易のスケジュール表では、一日ごとに何をするかを記します。

 

2、ページ別にそれぞれの段取りを記載

16ページ以上になると、それぞれのコーナーがどこまで進んでいるのかが把握できる、コーナーごとやページごとのスケジュール表を作成することが必要です。

 

3、日々欠かさずに 更新していく

コーナー別やページ別スケジュール表は、変更がないか毎日確認して、変更がある場合は更新しておきます。

 

 

【スケジュールの基本2】まずは全体の進行を書きだす

スケジュール表には社内報制作に必要なプロセスを、それぞれどのくらい時間がかかるかを想定しながら記入 します。記入する順番はまず、スタート日と発行日、校了日。その後原稿作成やデザイン制作、校正などの予定を組み入れます。

 

【スケジュール表に記入する工程】

  • 編集会議
    • 原稿依頼の期間
    • 原稿締切日
    • 原稿入稿日
    • 初校日
    • 初校確認日
    • 初校修正指示日
    • 再校日、その他校正日
    • 校了日
    • 発行日

 

 

【スケジュールの基本3】年間スケジュールで 定期安定発行させる

社内報は定期発行することが大切。 けど、1号発行までその号のことで頭がいっぱいになりがち。発行して一息つく間もなく、バタバタと次の号の準備 を行い、校了に近づくにつれてさらにバタバタということもよくある話。そこでおすすめするのが年間スケジュールの作成です。

 

 

【年間スケジュール作成のコツ】

  • まずは年間の発行日と校了日を記入
  • 編集会議の日程を発行の3か月前を目処に記す
  • あらかじめ取材の可能な企画は号をまたいで予定を組む
  • 早めに原稿依頼できるものは号をま たいで開始しておく

 

column:台割活用術

スケジュールと台割を別紙で管理している人も多いはず。ですが、この2つを融合させると各ページの進捗状況が一目瞭然になります。今が何校なのか、誰にボールがあるのかといった状態を書き込むことで漏れがなくなります。ただ、時間的な流れが分かりづらいというデメリットもありますので、全体のスケジュールも定期的に振り返りながら管理しましょう。

 

STEP2 滞りない進行のための原稿依頼

思い通りの内容や文字数、品質で原稿を書いてもらう必須アイテム。それが原稿依頼シートです。このステップでは、原稿依頼シートのつくり方から、受け取った原稿をリライトするときの注意点までご紹介します。

【原稿依頼の進め方】

  • 人事部など管轄部門に人選の相談 まずは上司に相談
  • 依頼対象者の上長に連絡
  • 依頼対象者に依頼内容を説明
  • 締切日の告知 依頼から約1週間が目安
  • 締切日の数日前に進捗を確認
  • 原稿の受け取り
  • 不明点の確認

 

 

【原稿依頼の基本1】原稿依頼シートのつくり方

1枚目のシートには、簡単な挨拶文とともに人選のいきさつ、原稿を掲載する企画の趣旨、内容、掲載する号の発行予定日、原稿の締切日や提出先を記します。
2枚目のシートは原稿用紙。原稿を書いていただくときは、基本的に質問形式で答えていただく方法をとりますので、このシートには書いていただきたい内容に沿った質問項目を記載します。

 

 

【原稿依頼シートとは?】
社内報の原稿をいろんな部署の方に書いてもらう時に用いるシート。原稿執筆のお願いや、掲載するコーナーの趣旨、書いていただきたい内容、文字数、締切日、提出先などを記します。

 

【1枚目に記す内容】
●挨拶文(人選のいきさつ、企画の趣旨と内容)
●企画の趣旨・内容
●掲載する号の発行予定日、原稿の締切日と提出先
●掲載する誌面のデザインラフ

 

【2枚目に記す内容】
●質問項目 制限文字数 回答例

 

【原稿依頼の基本2】質問項目は少なく具体的に

質問シート

 

質問項目が多すぎると、見た途端にゾッとしてしまい、書く気が失せてしまいかねません。そこで、質問項目は10点以内に留めるなど、できる限り絞り込んで記載します。

 

【質問シートづくりのコツ】
●質問の数は10点以内
●質問項目ごとに回答例を記入
●質問の文末に制限文字数を記入

 

 

 

【原稿依頼の基本3】文字数がオーバーしてしまったら

 

予定していた文字数が少しオーバーした場合は、言い回しを少し変えて調整を図ります。けれども中には文字数を大幅にオーバーした原稿を送ってくる方も。せっかく書いてくれたのだからデザインを変えればとデザイナーに指示をしたものの、できあがってきた誌面は文字だらけでガチガチデザインに・・・、とならないために行うのがリライトです。

 

【リライト時に注意すること 】

  • 原稿を書いていただいた方に、リライトする旨を伝える
  • どこを削って良いか、何を一番伝えたいかを聞く
  • 文字数が足りない場合は、他に情報やネタがないかを聞き出す

 

 

column:相手へのお礼

原稿を依頼し、快く受け入れてもらえた方々に対して納品後にお礼をしましょう。メールや手書きでのお礼状、粗品を渡すなど、とにかく相手への感謝の気持ちを表現することが大切です。

 

STEP3 社内報の質を高める インタビュー

準備が7割、本番が3割と言われるインタビュー。事前準備のノウハウから取材依頼書の作り方、インタビュー本番で気を付けるべきポイントを紹介。

【インタビューの基本1】すべては取材前の準備にかかっている

取材前には、必ず企画趣旨などを記載した取材依頼書を作成します。この作り込みによって、取材対象者の準備量や取材の質が変わってきますので、取材対象者本人に取材の意図がしっかり伝わるように用意しましょう。また、質問項目に対して事前回答をいただくことで、当日の取材時間の短縮、取材時に回答内容の掘り下げがしやすくなります。

 

 

【取材依頼書のつくりかた】

  • WordやExcelなどを使って、企画趣旨、それを満たすために何を話してほしいかを明記する
  • そのための大まかな質問項目も列挙する
  • 当日に持ってきていただきたいものがあれば追記しておく
  • 取材依頼書をもとに、感謝と敬意を込めて口頭にて取材内容を伝える

 

 

【インタビューの基本2】聞き出すためのテクニック

企画の目的に沿った文章を掲載するには、取材時にその内容を聞き出す必要があります。そのために不可欠なのが「質問項目」の洗い出しと質問順序の組み立て。ここではインタビューの種類ごとに質問項目の例をご紹介します。

 

【質問項目のつくり方の例】

●個人インタビュー

プロフィールや経歴、現在の仕事内容ややりがい、未来への展望というように “過去→現在→未来”の順でつくる

●プロジェクト紹介などその他企画

“概要→具体的な内容→乗り越えた壁 →その時の想い”といった “全体から 部分へ” を意識して組み立てる

 

※当日は、インタビュー中に具体的な事例や核心の掘り下げによって内容を深める

 

 

【インタビューの基本3】インタビューの心得5箇条

最初に取材概要を伝えよう

企画意図、話してもらいたい内容、取材時間、レコーダーでの録音許可など、基本的な取材概要を伝えてから取材をはじめます。中でも、取材時間の伝達を怠ると、話が広がりすぎたり終了予定時間に終わらない可能性があります。

 

相手と対話する

「決められた質問①→答えてもらう→決められた質問②→答えてもらう」という流れでは、取材の意味がありません。それぞれの質問に答えてもらった後は、その回答を深掘りしたりしながら相手としっかり対話することが重要です。

 

後で聞くためにもメモをとろう

一方的に話されている場合、深堀りしたいポイントでは不明点が出てくることがあります。この時はすかさずメモを取りましょう。メモを取らずに 話を聞いていると、あとで聞くのを忘れてしまい抜け漏れが発生します。

 

感情を重ねる

相手が真剣に話している時は真剣な表情とあいづちを、相手が笑ったり面白いことを話した時は笑顔でオーバーアクションを。共感したり、真似することが心を開いて話してもらうカギとなります。

 

常に時間配分を意識しよう

取材対象者は忙しい方ばかり。時間厳守で取材を終わらせるためにも、 聞き出すそれぞれの内容に何分ぐらいあてるかを予めシミュレーション しておき、取材中も常に時間チェックを怠らないようにしましょう。

 

 

 

 

【インタビューの基本4】書くポイントは取材直後に決める

 

取材終了後、できれば取材対象者を含めて、記事のまとめ方を話し合います。特に、さまざまな話が出て文中にすべて載せきれない場合は、どの話をどの程度のボリュームで掲載するか打ち合わせをしておくことで、原稿の大幅な修正を未然に防ぐことができます。

【リライト時に注意すること 】

  • 原稿を書いていただいた方に、リライトする旨を伝える
  • どこを削って良いか、何を一番伝えたいかを聞く
  • 文字数が足りない場合は、他に情報やネタがないかを聞き出す

 

取材方法メリット・デメリット

 

 

STEP4 想いを伝えるためのライティング

社内報作りは何をおいても、まずは文章を書くことが必要です。そして、読者を惹きつけるためには、文章だけではなく、魅力的な見出し作りも大切。それらに併せてこのステップでは、プロットやリードの作り方、推敲のコツをお伝えします。

 

【伝えたいポイントを絞る】

原稿依頼や取材などで得た情報は、記事としてはまだ使えません。そこで、記事となる文章を作成するためにまず必要なことは、原稿依頼や取材で得た情報を絞ることです。

 

●まずはコーナーの趣旨にそって、読者に何を伝えるのか見直します。

 

●取材した情報を記事にする場合は、取材メモを開いて、最も伝えたい部分がどこなのかをメモとは異なる色のペンで整理します。

 

●それをもとに、取材で聞いた話をどのような流れにするか、どのようにまとめを持たせるかといった観点で話の流れを組み立てます。

【文章の基本1】プロットを作ってみよう

本文を書き出す前に、まずプロット(文章構成)を作りましょう。文章をやみくもに書きだすと、書いている間に何を伝えたい文章なのかがわからなくなったり、どこが大切なのかがわからない文章になったりします。

 

【プロットづくりのコツ】
●何をどんな順序でどの程度掲載するか、その骨子を固めることで、記事のゴールが明確にする。
●起承転結を意識し、文章がきれいに流れるような組み立てを考える。

 

 

【文章の基本2】魅せる見出しの作り方

 

 

ダラダラと長い文章を見ると、読もうという気になれません。そこで、記事の中のパラグラフ(段落やトピック)ごとに、見出しをつけましょう。

 

【見出しの作り方のコツ】

●文章ボリュームによって、見出しの数を決める

●見出しはできる限り一つの要素のみで構成し、文章の中での核心を表現する

●キーワードは前向きで力強いものを選ぶ(必ずしも文中で使った言葉を引用する必要はなく、要約して別の表現に置き換えてもかまいません)

【文章の基本3】リードを書くコツ

リードとは本文の前に置く、記事の内容を簡潔にまとめた短い文章のことです。記事に何が書かれているかだ
けではなく、その記事を読む意味や必要性を感じてもらうために、リードはなくてはならない要素なのです。

 

【リードを書くコツ】

  • まず企画趣旨を手短に表現し、その後に具体的な企画の要素を列挙する
  • リードはデザインによって文字数が大きく異なる。予め何文字で納めなければならないかを把握しておく。
  • 文体は説明調にならないように体言止めなどを使ってリズムをつくる

 

 

【文章の基本4】差がつく推敲のワザ

推敲とは、文章を何度も練り直すことです。誰が読んでも分かりやすく、伝わりやすい文章を目指して推敲しましょう。

 

【推敲のコツ】

  • 推敲の目的は大きく2つ。文章に誤りがないかといった確認をすることと、読んでみてわかりやすかったかどうかや、どう感じたかなどを確かめること
  • 一度完成した文章を時間を置いて見直したり、データを出力して自分自身で赤入れをしたり、なるべく客観的に文章を見るようにする
  • 他の人に読んでもらって、指摘をもらうことも有効
  • 情報のかぶりや抜け漏れの確認もこの時点でおこなう

 

STEP/5 一冊のクオリティを左右する撮影

撮り直しができない一発勝負の撮影。失敗しないために気を付けるべきポイントはもちろん、撮影データの容量とサイズの関係や、実際の撮影に役立つポーズサンプル集まで幅広くご紹介します。

 

 

 

【撮影の基本1】個人撮影はネームボードが重要

職場紹介、新入社員写真など、大人数を撮影する際に役立つのがネームボードです。後に大量の写真を整理する時の本人確認用として使います。やり方は撮影前に名前を書いた紙を持ってもらうだけでOK! 1枚だけ撮影したら紙を外してもらい、本撮影に移ります。

 

 

 

【撮影の基本2】身だしなみは大丈夫?

撮影をする前にしっかり身だしなみを整えてあげます。ネクタイが必要な写真を撮影する場合、夏場はクールビズでネクタイを持ってこない方もいるので、撮影させていただく方に予めネクタイを持参していただくように伝えておきましょう。

 

【スーツの場合】

  • ジャケットは着用しているか
  • ネクタイはしっかり締まっているか
  • 襟は立っていないか
  • ポケットに物は入っていないか
  • 社章の有無
  • 髪の毛が乱れていないか

 

【制服の場合】

  • 正しい着こなしをできているか
  • 汚れていないか
  • 折り目はついていないか
  • ポケットに物が入っていないか
  • 髪の毛が乱れていないか

 

【担当者として用意しておきたい持ち物】

  • 手鏡
  • クシ
  • ブラシ など

 

 

 

【撮影の基本3】1人に対して最低でも3カット!

人物撮影の基本は3パターン。誌面で利用する位置変更に対応したり、ご本人の好きな角度があったりもするので必ず3パターン撮りましょう。

 

column:いくつ持ってる?笑顔を引き出す魔法の言葉

カメラを向けられると、表情が硬くなってしまう人は少なくありません。緊張をほぐし笑顔を引き出す魔法の言葉を準備しておきましょう。

 

【実践用のセリフ】

「休日は何をしてるんですか?」

「思い切って歯を見せてみましょう」

「いや~、顔が怖いですねぇ」 など

 

 

【撮影の基本4】1つのシーンでも写真はたくさん撮ろう

多くの場合、写真撮影はワンチャンスしかありません。特に、役員や社長クラスの場合は1つのシーンでも10枚以上は押さえておきたいもの。角度や方向を変えながら、何パターンも撮りましょう。

 

【押さえておきたい撮影カット 】

  • カメラ目線
  • 目線はずし
  • 立ちポーズ
  • 座りポーズ
  • 笑顔/りりしい表情

 

 

【撮影の基本5】画像サイズは大丈夫?撮影依頼は大きなサイズで

撮影を依頼する際は「画像サイズ」に注意しましょう。最近のデジタルカメラやスマートフォンは高性能なので、ある程度大きいサイズでの撮影が可能です。ただ、基本的に携帯電話で撮った画像はNG。印刷するとモザイクのように粗くなってしまいます。依頼時にはできるかぎり高性能のカメラで、画像サイズを具体的に指定しましょう。

 

 

【撮影の基本6】集合写真は要注意!

 

大人数の集合写真は、注意点もたくさんあります。せっかくの写真ですから、皆さんが素敵に写っている1枚を目指しましょう。

 

【チェックポイント】

●目は全員開いているか

●左右の距離は離れすぎていないか

●前後で顔が重なっていないか

●ポーズの手が顔にかかっていないか

 

 

【撮影の基本7】座談会の撮影は位置取りと段取りをしっかりと

複数名が集う座談会での撮影では、座る位置の調整が大切。人が自然に感じる距離で座ると、写真では離れて
見えてしまいます。椅子と椅子はできる限り寄せて座ってもらいましょう。また、真剣な表情は座談会中に撮影
できますが、なごやかな表情は座談会終了後の雑談時に撮り直しましょう。

 

 

STEP6 華やかに誌面を彩るデザイン

見やすく、読みやすく、読者の関心を惹きつけるために、デザインは計画的に考えることが大切。そのために今回は、デザインのトーン、書体に加えて、デザインを計画するためのサムネイルづくりと修正指示のやり方をお伝えします。

 

 

【デザインの基本1】デザイントーンを決める

 

デザイントーンは、その誌面で伝えたい情報をより効果的に伝えるために、どのような印象が最適かを考えること。

イメージ通りのトーンをデザイナーに依頼するときのコツは、雑誌などを用いながら、イメージに近い誌面を選んで伝えることです。

【デザイントーンを決めるヒント】

●読者にその記事をどんな気持ちで読んでもらいたいかを考える

 

●記事のボリュームをもとに、にぎやかな誌面かシンプルな誌面かを考える

 

●雑誌やフリーペーパーなどでイメージに近いサンプル誌面を選ぶ

 

 

 

【デザインの基本2】書体を選ぼう

デザイントーンは、その誌面で伝えたい情報を、より効果的に伝えるために、どのような印象が最適かを考えること。イメージ通りのトーンをデザイナーに依頼するときのコツは、雑誌などを用いながら、イメージに近い誌面を選んで伝えることです。

 

【書体選びのヒント】

  • 書体は基本的に「明朝体」、「ゴシック体」、「まる文字」の3種類の中から選ぶ
  • 雑誌の誌面などを参考にデザイントーンと同時に決める
  • 太い書体は見出し用、細い書体は本文用。本文で太い書体を使うと読みづらくなる

 

 

 

【デザインの基本3】サムネイル づくりで大切なポイント

 

 

デザインは掲載するさまざまな要素を限られた誌面に企画のねらいに合わせて配置すること。トーンや書体選びはもちろん、読みやすさや伝わりやすさなど、情報を読者に的確に伝えるためのアイデアや考えをサムネイルに記します。

 

【サムネイルを描くコツ】

  • 絵が上手か下手かにとらわれず、気楽な気持ちで描き進める
  • 掲載したい要素をサムネイルスペースの横に予め書きだしておく
  • 描いたサムネイルに対して言葉で意図を補足する

 

 

【デザインの基本4】デザイン修正の上手な指示

デザイナーから仕上がってきたデザインに修正を加えるときに注意したいことは、何をどうしたいのか、どこをどう変えたいのか具体的に書くことです。また、修正の指示は「赤入れ」や「朱書き」という言葉で表現されるように、赤色で記すことが基本。イメージと全く違うデザインが仕上がってきたときは、修正指示を書くだけではなく、イメージに近いデザインを雑誌などから選んで伝えることをおすすめします。

 

【デザイン修正のコツ】

  • 何をどうしたいのか、どこをどう変えたいのか具体的に示す
  • 修正指示は赤ペンで書く
  • デザインがイメージと異なる場合は、イメージに近い雑誌などの誌面を用いて示す

 

column:写真を巧みに使い分け

角版写真では、角を丸くするかしないかといったことだけで印象を大きく変えられます。また、キリヌキも人に沿って切り抜くのか、少し背景を残すかで印象が変わってきます。

 

column:親近感のある紙面をつくる工夫

メッセージを一言だけ手書きで書いてもらって温かみを出したり、ポイントでイラストを点在させてあげることで全体の印象が柔らかくなります。

 

 

まとめ

社内報やグループ報の制作には、社内・外問わず、多くの人との連携と企画内容やスケジューリング、ライティング、撮影といった各パートでのスムーズな進行、クオリティを維持させるための工夫が大切です。社内報の教科書ではこのほか企画のヒントになるような情報や無料セミナーの開催など社内報担当者がすぐ使えるネタやお悩み解消情報を掲載しています。みなさまの社内報制作にお役立てください。

 

 

 

 

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