特集が決まらないと他ページの制作も進められない…

Q.私の制作している社内報では、毎号特集の企画・ページ数がまったく違います。
そのため、特集の内容・ページ数が決まるまでは他のページの制作が進められず、特集次第で台割に穴があくこともあり、いつも発行日が遅れてしまっています。どのように進めれば発行日に間に合わせることができるでしょうか?

 

A.まず、想定でもいいので台割を見繕ってみましょう。

特集が4ページなのか6ページなのか、いくつかの案を見繕って、それらをたたきに打ち合わせをすると進めやすいです。

そして、台割はいつまでに決めるかを考えつつ、ニュースなどいつでも差し込める単発企画を用意しておくことが大切です。それぞれの調整の仕方についてご説明します。

 

「ニュース記事で調整する」

ニュース記事のページ数を変更することにより、全体の台割を調整しましょう。
毎号、特集に力を入れていらっしゃるのですね。毎号特集以外のページに割ける分量が変わる場合は、「ニュース記事」をうまく活用しましょう。
ニュース記事とは、入社式や社員旅行などの社内行事、展示会や販促イベントの紹介、社内の各拠点の出来事、社会貢献活動や協賛記事、社内部活動など、さまざまな記事を集めて掲載するコーナーのことです。
これを設けることにより、その掲載量を台割に合わせて適宜増減させ、調整することができます。
ニュース記事の掲載量を特集の分量に応じて調整し、掲載する方法は以下の通りです。
普段からニュース記事のネタと写真を各部署、各拠点からできるだけ多く集めておきます。
ネタを集める方法として、社内報に常に「ネタ集めてます!」ということを載せておくのも良いでしょう。
(※注意点 掲載しない場合があることや、分量を編集する旨を各拠点に伝えておいてくださいね)

 

収集したニュース記事に優先順位をつけます。優先順位のつけ方は各社さまざまですが、緊急性と重要性の2軸で判断することがおすすめです。本当に今号で掲載すべきなのか判断しましょう。
例えば、重要度は高いが緊急度が低い「人事制度が今秋に改定される」などの内容は、掲載時期を担当部門と早めに相談するとスムーズです。本社で行われる公式行事や会社の製品に関するもの、社会貢献活動など、会社が力を入れている項目を優先することが多いです。
特集のページ数が決まった時点で、特集のページ数とすでに制作を進めているページの分量を考慮して、記事の掲載分量を決定します。1ページに載せられる記事は、A4の場合3~4つが適当でしょう。1記事200文字程度だと完結で読みやすいです!
優先順位が高い方から順にニュース記事を掲載します。
掲載できなかったニュースは社内掲示板やイントラネット(社内ポータルサイト)に掲載します。時期的に次号でもよければ次号に持ち越しましょう。

 

「いつでも使えるネタで調整する」

コンプライアンス企画、制度紹介などいつでも台割に入れられるネタを用意しておきましょう。
万が一穴が開いてしまったときも、差し込みの単発企画として使用できます。
どんな単発事例があるのか見てみましょう。

 

  • コンプライアンス

コンプライアンスへの理解・意識を高める企画です。この事例では、社員へのコンプライアンスに関するアンケートをもとに、良い例・悪い例を紹介し、改めてコンプライアンスの周知を行いました。

 

  • 人事制度/福利厚生紹介

人事制度の紹介をする企画です。本企画では、社員のライフイベントに合わせて利用できる制度の周知を行いました。「こんな制度あったんだ!」と社員が知るるきっかけになります。

 

  • 時事ネタ

時期に合わせて話題のニュースについて企画を立案してもよいでしょう。現在であれば、新型コロナウィルスに関する企画などへの関心度が高いでしょう。

[コロナの話題を取り上げるには?おすすめ事例を紹介!]

 

  • 健康ネタ

健康に関する知識を広め、社員の健康意識を高める企画です。本企画では、定期健康健診の結果をもとに、社員の健康状態を周知し、改善を求めました。産業医の方にコメントをいただくことで、より専門的な指摘ができます。

 

このようにニュース記事や差し込み企画をうまく使えば、特集のページ数が決まらなくても他ページの制作を進めることができますので、スケジュールの遅れは起こりにくくなります。

また、普段から社内の情報を多く集める癖をつけることで情報通にもなれるのではないでしょうか。ぜひお試しください。

 

 

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