2020年5月28日 Q&A 530 views
Web社内報で現場の声が集まらない
Q Web社内報でお客さまの声や現場の生の声を取り上げるコーナーを作ったのですが、なかなか情報が集まりません。
A 現場日報などの既にある仕組みを利用して、追加の投資や手間を増やさずに活用に成功している運用事例を紹介します。
現場の声をリアルタイムに反映する「双方向性」はオンラインの魅力ですが、折角Web･App社内報で投稿機能を導入したは良いものの、思うように盛り上がらないというのは、よく聞く悩みです。以下の視点から自社の運用を点検してみましょう。
- 1Web社内報の告知は行き届いていますか？
社員が自分の参画を求められているということを認識していないという根本で躓いていませんか？Web社内報で皆の声を集めることを決めたら、冊子版の社内報に織り込めるA4チラシでPRして認知率向上を図りましょう。全社メール、社内報、掲示板、イントラネットのランディングページなど、あらゆる媒体を駆使して、全社にしっかり告知しましょう。
- 2どこで何ができるかは伝わっていますか？
ただ「立ち上げました」だけでは、情報の間口を広く開いていることに気づいてもらえないことも多いので「こんな情報をお願いします」ということを積極的に分かりやすく伝えましょう。大事なのは「どこに、どのようにしてアクセスしたらよいか」を明記することです。また、その作業は極力かんたんであることが望ましいものです。社用携帯端末からも投稿できる設計ならば、該当ページのQRコードを用意して、すぐにアクセスできるようにするのもよいでしょう。
- 3社員の心を惹きつける伝え方が出来ていますか？
人は、企画に応じることが日々の改善に関係したり、自分の仕事や将来につながると感じられる時に積極的に動きます。楽しい・役立つ・報われるといった、社員が応募したくなるPR表現を考えましょう。
上記がすべてできていたとしても、忙しい現場の社員にとって、積極的に「投稿する」というアクションのハードルは高いものです。そこで、ここでは現場社員が日々書いている「日報」から自動で情報を吸い上げることでWeb社内報を盛り上げることに成功した、某企業の事例を紹介します。
【サクセスストーリー】
B2BのXX会社A社さま（社員XX万人）は、Web社内報上に「社内報wiki」と名付けたコーナーを設けました。そこにはB2Bのクライアント(企業顧客）ごとのページがあり、以下の内容が日々更新されて社内の誰でも閲覧できるようになっています。
- 現場の方の気づき
- お客様からのお褒めの言葉やクレーム
- 業界動向など
その運用を始めるにあたって、A社さまは、現場の追加作業ゼロで新たな情報が集まりつづける仕組みを工夫しました。
現場の責任者が毎日必ず記入する日報のあて先に社内報担当者を加えてもらい、これはと思う内容を担当者が拾って情報を整理し、週に1度程度アップデートします。現場社員が「応募する」というアクションを取らなくてもフレッシュな情報が集まり続け、ページも常に更新されます。
そのうち、このコーナーは「クライアントとの関係構築のヒントになる」「業務の引き継ぎに役立つ」との好評を得るようになりました。Web社内報全体へのアクセス数増加にもつながりました。担当者様は、将来的に、誰でも投稿・編集ができて、現場からの情報が日々上がるWikipediaのような社内メディアに育てる構想を進めています。
