SharePointを使った社内ポータルやWeb社内報の作り方

近年、マイクロソフト社のoffice365が大手企業を中心に導入され始めたこともあり、SharePointを用いた社内ポータルサイトやWeb社内報が急増しています。
ここでは、SharePointを利用するメリット・デメリットからSharePointを利用した社内ポータルやWeb社内報を制作する際のポイントまでを紹介します。

 

1.SharePointのメリット・デメリット

SharePointは、マイクロソフト社が提供するイントラネット構築アプリケーションです。コンテンツ、知識、アプリケーションを共有および管理してチームワークを強化し、情報をすばやく検出して、組織全体でシームレスに共同作業できることがウリで、office365を導入した企業はほとんどといっていいほど、社内ポータルサイトをSharePointで構築しています。

SharePointの主なメリット・デメリット

 

メリット ・WordやExcelなどのofficeツールと連携しやすい

・自動的にモバイルに対応している

・コメント機能や「いいね!」機能がある

・下部組織のサイト(チームサイト)を作りやすい

デメリット ・標準機能だけで構築するとインターフェース(見た目)上の制限が強く、思うようなインターフェースを実現しづらい。

・コメントや「いいね!」機能に匿名性を持たせられない

・詳細なアクセス解析がしづらい

 

上表にあるように、SharePointの特長はその連携性の容易さです。officeツールとの相性が良く、ドキュメントを補完したりシェアしたりすることに長けています。Web社内報として最低限のコミュニケーション機能も有していますが、特にSharePoint Onlineでは各ユーザーがログインして利用するため、誰がどんなコメントをしたのか、「いいね!」を押したのかがわかってしまいます。匿名性を重んじる企業では、使いづらい部分となっています。
SharePoint最大の弱点が、インターフェースの自由度の低さです。社内ポータルサイトやWeb社内報といったメディアは、社内情報を効率的に取得するために見やすくわかりやすく画面設計されている必要があります。その観点において、SharePointの標準インターフェースではデザイン性に乏しく、ユーザーの使いやすさにつながりづらい傾向にあるため、それ相応のカスタマイズが必要です。

 

2.SharePointで社内ポータルやWeb社内報を構築する際のポイント

【ポイント1】IT(情報システム)部門からインターフェースの主管を譲ってもらう

SharePointで社内ポータルを構築するという話はIT部門でいつの間にか進んでいることが多いのが実情です。その際に広報部門が気を付けなければいけないのが、社内ポータルのインターフェースが知らぬ間に決まっていることを避けることです。つまり、社内ポータルの特にトップページのデザインレイアウトについて広報部門が主権を握るということです。
社内ポータルのトップページは、ユーザーである社員とのとても重要な情報接点です。特に、多くの企業では社内ポータルを経由して業務が始まることが多く、毎日のように閲覧されます。日々情報を届けるチャンスをみすみす逃さないように、「コミュニケーション」という観点で社内ポータルのインターフェース設計にこだわりましょう。

 

【ポイント2】サイトを作る前にどんなコミュニケーションを実現したいかを考える

SharePointでサイトを作る前に、必ず確認しておきたいことが「社員とどんなコミュニケーションを実現したいか」です。このゴールイメージが描けなければ、SharePointのもつ多様な機能を使いこなせず、宝の持ち腐れで終わってしまいます。
社員間の双方向のコミュニケーションを実現したいのであれば、それは本当に実名で行ってよいのかを考えましょう。SharePointでは匿名性が持たせづらいからです。経営情報をタイムリーに伝えたいのであれば、それをどのような手段で伝えるかを考えましょう。テキストなのか、動画なのか、1枚の写真と1コメントなのか。それによってトップページのレイアウトや構成も左右されます。

 

【ポイント3】関係部門の要望をうまく聞く

社内ポータルの場合、関係部門が多岐にわたります。従来の「掲示板」機能を移行することが多いため、総務部や人事部はもちろんIT部門や営業部門まであらゆる関係部門にとって使い勝手の良い状態を維持しなければなりません。そのためには、まず関係部門が社内ポータルにどのような期待をしているか確認することが必要です。アンケートや直接のヒアリングなどで、各部門の社内ポータルに対する要望を確認し、妥協点を見つけていく作業が必要になります。骨が折れる工程ですが、広報部門としては今後も関係部門の協力なくして情報発信はままならないので、確実に遂行しましょう。

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