【Web社内報の基本】要件定義、サイトマップ、ワイヤーフレームとは?

「Web社内報という言葉はよく聞くけど、冊子版の社内報と何が違うんだろう」「印刷物に携わった経験はあるけど、Webとなるとどうやって作ればいいかわからない」という方も多いはず。

ここでは、Web社内報の基礎知識と作り方を説明します。

 

 

大切なのは「誰に対してどんな情報をどのように届けるのか」

 

Web社内報の立ち上げにかかる時間は3~4ヵ月間。

Web社内報を立ち上げるためには「要件定義」や「サイトマップの作成」など、紙の社内報とは異なる作業が必要になります。ただし、紙でもWebでも大切なのは「誰に対してどんな情報をどのように届けるのか」です。「Web社内報を立ち上げること」を目的にするのではなく、「Web社内報を使って何をしたいのか」を考えると、コンテンツの内容やシステムの要件も決まりやすいでしょう。

1.要件定義って?

要件定義とは、Web社内報の発行目的、掲載コンテンツ、使用するサーバ、導入するシステム、更新方法などを決めていく作業のこと。ここでは要件定義で決めなければいけない内容を紹介します。

 

 

 

早い段階で情報システム部門と連携を

 

Web社内報は社内の情報システムに深く関わるので、情報システム担当者との連携が必須。サーバの機能や社内で使われるPCの種類によってWeb社内報の作り方が変わってしまうので、必ず制作を始める前に打ち合わせをしましょう。打ち合わせの際には、確認漏れがないようにチェックリストを使用するのがベストです。

チェック項目

【目的】

・Web社内報構築の目的は明確ですか

・紙社内報との棲み分けを考えていますか

 

【環境】

・サーバは自社サーバですか?あるいはレンタルサーバですか

・Word pressやMovable Typeなどのオープンソースは使用可能ですか

・社内PCのOSおよびブラウザのバージョンを教えてください

(WIN/Mac、IE/Chrome/Safariなど)

 

【機能・コンテンツ】

・どのようなコンテンツを構築したいですか

・SNSのような機能(掲示板、個人日記、コメントなど)が必要ですか

・グループウェアや業務管理ツールとの連動を考えていますか

・外部サイトとのリンクなどを考えていますか

・動画を掲載する予定はありますか

・英語版などのグローバルサイトは必要ですか

・メインコンテンツ(グローバルナビゲーションに置くもの)を今後増やす可能性はありますか

・モバイル、スマートフォン対応は必要ですか

・全社員にログイン用の個別ID/PASSを発行しますか

・全社員共通にしますか

 

【体制】

・これまでにWebサイトの構築に関与したことがありますか

・記事の更新頻度はどの程度を想定していますか

・記事の承認ワークフローは必要ですか(担当者が書いた記事を部長が承認してから公開するなど)

・情報システム部との連携は必要ですか 単独で構築可能ですか

・自部門で更新業務をおこなう予定ですか 制作会社に委託しますか

・担当の方にHTMLの知識はありますか

 

まとめ

■Web社内報の立ち上げが決まったら、すぐに情報システム部に連絡

■要件定義にはチェックリストを活用

■決める順番は、目的、環境、機能・コンテンツ、体制

2.サイトマップって?

 

サイトマップとは、サイト(Web社内報)内にどんなページを作るのかをまとめた表のこと。コンテンツ同士のつながりや優先順位を確認しましょう。

 

迷子を作らないためにシンプルな構成を

Web社内報を作る時に注意したいのは「読者が欲しいと思う情報に簡単に辿り着けること」。構成が複雑になればなるほど読者は欲しい情報から離れてしまうので、サイトマップはシンプルに作ることを心がけましょう。トップページから数えて3クリック以上が必要なページはほとんど見られません。

 

 

POINT

優先順位の高いコンテンツから順にサイトマップに記述していきます。

 

 

 

 

まとめ

■優先順位が高いコンテンツから書いていく

■サイトマップはできるだけシンプルに

■3クリック以上必要なページはほとんど見られない

3.ワイヤーフレームって?

ワイヤーフレームはWeb社内報の設計図。リンクボタンや画像のおおまかな配置を決定します。このワイヤーフレームをどれだけ作りこめるかが、それ以降のデザイン制作にかかる時間を大きく左右するのでとっても大事です。

 

大切なのは「数」と「強弱」

 

ワイヤーフレームを作る時に大切なのはコンテンツの「数」と「強弱」を 把握しておくことです。デザインは意識せず、「ここにはボタンが3つ入る」、「Aに比べるとBの方を目立たせたい」という要望をワイヤーフレームで表現しましょう。

 

左上が強くて右下が弱い

Web社内報では、ページの左上ほど読者に見られる確率が高く、ページの右下に行くにつれてその確率は下がっていきます。優先順位の高いコンテンツは左上から順番に掲載していくのが良いでしょう。

まとめ

■「数」と「強弱」を意識して作る

■優先順位は左上>右下

これだけは知っておこうWeb用語

  • 1.イントラネット

社内でのみ閲覧できるネットワーク。会社の方針や給与に関する情報、社内掲示板など、社外秘のコンテンツが掲載されている。

 

  • 2.HTML

Webページを作るためのプログラミング言語。インターネット上で公開されているWebページのほとんどは、HTMLで作成されている。

 

  • 3.CSS

Cascading Style Sheet (カスケーディングスタイルシート)の略。Webページのデザインやレイアウトを定義するためのプログラミング言語。

 

  • 4.CMS
  • Content Management System(コンテンツマネ ジメントシステム)の略。HTMLやCSSなどのWebページを作成するための専門知識を使わずに、Webサイトを更新できる仕組みのこと。

 

5.フラッシュ

音声や動画、グラフィック、 アニメーションを組み合わせたコンテンツのこと。

 

  • 6.ユーザビリティ

Webサイトの「使いやすさ」のこと。さまざまな機能に簡単な操作でアクセスできることや、ストレスや戸惑いを与えないことなどが優れたユーザビリティにつながる。

 

  • 7.SNS

ソーシャル・ネットワーキング・システムのこと。Facebook やtwitter, mixiなどが有名。

 

  • 8.Webブラウザ

Internet Explorer やGoogle Chromeなど、Webサイトを閲覧するためのソフト。このソフトが持つ機能によってWeb社内報の要件定義は大きく変わる。

 

 

CMS導入で運用コストを削減

CMSはコンテンツマネジメントシステムの略。HTMLやCSSなどのWebページを作成するための専門知識を使わずに、Webサイトを簡単に更新できる仕組みのこと。最近ではもう常識となった「ブログ」もCMSの1つと言えます。Web社内報にCMSを導入することで、ブログのように、簡単に更新作業を行えます。

また、CMSは専用のシステムを構築する必要があるため、導入時のコストは割高になりますが、導入後の更新作業には原則としてコストが発生しません。更新のたびに制作会社に依頼するWeb社内報と比較すると速報性に優れることもあり、多くのWeb社内報に導入されています。

 

 

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