読者アンケートと振り返りミーティング、モニター制度について

振り返りアンケートは2種類作る

振り返り用アンケートには2種類あります。一つは読者向けアンケート、もう一つは振り返りミーティング参加者向けアンケートです。

読者向けアンケートはイントラネットやメール、社内報への挟み込みなどで配布し、答えやすくするために選択肢の一つにチェックを入れてもらう形がよいでしょう。項目は主に「役に立った記事、興味が持てた記事はどれですか?」、「今後掲載してほしい記事はどんなものですか?」といったものをベースに、発行目的の達成度が測れるような質問も入れておきましょう。

振り返りミーティング参加者向けアンケートを事前に取ることによって、ミーティング当日に意見を言いやすくなる効果があります。このアンケートは、選択肢によるアンケートではなく、主体的な意見を書けるフリーワード型にする場合が多いようです。フリーワード型のアンケートを依頼しておくことで、振り返りミーティングに主体的に参加して頂くことができ、多くの視点を持ち込めるようになります。アンケート項目は、冊子全体と、コーナーごとに分けて「良かった点」、「改善点」についてそれぞれ自由記述欄を設けます。その際、社内報担当者が一通り書いてみたものを例としてアンケート用紙と一緒に渡すことで、書き手も書きやすくなりますし、粗探しのような回答が返ってくることも防げます。

 

【アンケートで明らかにしたいことの例】

 

■改善すべき点
■継続すべき点
■これからの社内報に求める情報
■どんな情報に興味があるのか
■認知度

 

【質問項目案】

Q1.社内報を読んでいますか?
Q2.どの程度読んでいますか?
Q3.過去の社内報は保存していますか?
Q4.社内報の話題について職場で話題にしますか?
Q5.掲載企画についてのご感想は?
Q6.読んでいない企画についてその理由を教えてください
Q7.今後も継続してほしい企画、いつも楽しみにしている企画は何ですか?
Q8.何が(リニューアル)以前に比べてよくなりましたか?
Q9.今後改善してほしいところを教えてください

 

最後に、読者向けアンケート・ミーティング参加者向けアンケートの両方を開催日の前日までに集計し、資料にまとめて、ミーティング参加者全員が見られる状態にしておきましょう。

 

振り返りミーティングは発行前から予定して準備する

振り返りミーティングは、発行後、できるだけ早い時期に開催しましょう。
時間がたつと問題点や改善点を忘れてしまったり、周囲からの意見が集まりにくくなったりすることが考えられるからです。

振り返りミーティングを開くためには、まず開催日時・開催場所を決定し、参考とするための振り返りアンケートを準備します。
また、振り返りアンケートをその場に用意しておくことでミーティングが有意義なものになります。

アンケート配布から回収までの日程と、振り返りミーティングの開催日時を社内報の発行スケジュールにあらかじめ組んでおき、関係者に伝えておくとスムーズです。

振り返りミーティングに参加するのは、社内報担当者、編集委員の前任であることが理想です。外部協力会社がこの場に加わる場合もあります。

振り返りミーティングのポイント

 振り返りミーティングは、通常次のような議題で進行されす。

1.アンケート結果について

 

読者向け(モニター向け)アンケート結果をふまえ、一冊全体と、一つ一つの企画について良よかった点、改善点をまとめます。

2.企画の良かった点、改善点について

参加者向けアンケートに書かれていた内容を、参加者に再度説明してもらうことで、アンケートだけでは気づかなかった深い意見や視点を汲み取ることができます。また、その意見について他の参加者にも聞くことで、また新たな気付きが生まれることもあります。
社内報の発行目的や編集方針など社内報そのものの内容や、デザインの読みやすさや見栄えなども、良かった点や改善点を洗い出すこともおススメします。

 

3.スケジュール、業務進行面について

社内報の完成までにスケジュール通りいかなかったこと、問題が発生したことがあればこの場で共有し、問題点を洗い出し、改善するための方法を考え、次回につなげます。参加者に原稿収集や執筆を依頼している場合は、やりとりの方法やスケジュールに問題がないかこの場で聞いておくことで、入稿の遅延が防げる場合があります。

 

ミーティング中は司会者である社内報担当者がしゃべりすぎないよう注意しましょう。より良い意見や視点を数多く仕入れるためには、参加されている方々が気兼ねなく意見を言える場作りを心がけることが大切です。

最後に、ミーティングが終わったらその内容を必ず議事録にまとめ、ミーティング参加者と上司に報告しましょう。これは、次号に改善点を反省させ、より良い社内報を作るために必ず必要です。

 

モニター制度

社内の全員に配布する社内報アンケートでは、なかなか読者が協力してくれない…という事情も多く耳にします。そこで注目したいのが「モニター制度」です。

あらかじめ複数の社員を「モニター」として任命し、社内報発刊後必ずアンケートにお答えいただくという約束をしておきます。「周りの社員の反応はどうでしたか?」という質問も加えておくとよいでしょう。

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