社内報の配布方法と協力者への謝礼

社内への配布方法

社内報担当者の目が届かない拠点やフロアーで、社内報がどのように配られているか分からないという声をお聞きします。
配布方法と一言で言っても、会社によってその方法は多岐にわたります。

よくある例としては、拠点別に発送したのち各拠点の責任者が社員のデスクの上に置いたり、直接手渡ししたりする方法。
上司から部下へ渡すと決め、コミュニケーションツールとして活用している企業もあります。

その他、共有スペースに置いておいて各自が持って行くパターンも。この場合は各自の名前シールを社内報に貼るなど、持って行かれず残ってしまう事態を防ぐ策を講じたいところ。

家でじっくり読んでもらうために、社員の自宅に郵送する会社もあります。自社の読み手の状況に適した配布方法を選び、徹底しなければ、読み手である社員まで社内報が届かないことにもなりかねません。営業所に社内報が届いたけれど段ボールが開封されないまま放置…、などとならないよう注意しましょう。

社外への配布方法

社内報は、社員にだけ配られるものではなく、企業によっては取引先、お客様、オーナー、家族、OBなど社員以外の方々に配っている企業もあります。
ここではいくつかの事例を以下にあげます。

 

社外への配布事例

  • 部署紹介や環境への取り組みを掲載し、PRツールとして取引先へ配布する。
  • 普段の仕事に使える情報を掲載し、本部への求心力を高めるツールとして、アルバイトやオーナーに配る。
  • 全国展開している企業では、入社後親元を離れる方が多いので、どんな会社で、どのように働いているか安心していただくために、新入社員の親に配布。
  • OBとのつながりが強いため、希望するOBに郵送している。
  • 家族に仕事や会社の良さを知り、理解してもらうために社員の自宅に配布する。
  • 会社の業務内容や雰囲気・風土を知ってもらうため、求職者や内定者に配布する。

 

 

寄稿者や情報提供者へのお礼

社内の場合

寄稿者や情報提供者へ、社内報担当者から感謝のメールや電話をすることはとても大切です。可能であれば完成した社内報を手渡し、直接会ってお礼を言いましょう。
物質的なお礼は必ず必要というわけではありませんが、手作りのお菓子やカードを贈ったり、図書カードなどの金券、自社ノベルティ、地方取材の際に買ってきた名産品などを渡したりする会社が多くあります。そうすることで、社内報制作に協力してくださった方々に感謝の気持ちが伝わり、次の原稿の依頼もしやすくなります。
また、完成後の社内報に対する反響や寄せられた感想を伝えたり、紙面上で情報提供者の氏名を紹介したりすることが寄稿者のモチベーションアップにつながった例もあります。

社外の場合

社内報で社外の著名人などに取材・インタビューをしたり、原稿執筆をしていただいたりした場合は、謝礼金をお支払いする場合があります。
謝礼の額、受け渡し方法などは取材前にプロダクションなどと相談し、決めておく方が安全です。
社内報が社外秘の場合は、協力者といえども社外の方に完成した社内報を渡すことはできませんので、データのみの報告になることを事前に伝えておく必要があります。
取材当日に渡すための、自社製品やお菓子など、おみやげを用意するのも重要です。また、社内報完成後に、読者からの社内報への反響や、寄せられた感想なども伝えるようにしましょう。
専門分野などの寄稿の場合は、寄稿してもらえる専門家を紹介するサイトもありますので、探してみるのもよいでしょう。

 

 

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