他部署に快く協力いただき、企画づくりをするために

社内報制作は、広報部門だけで実施できるものではありません。他部署の協力は必須です。

しかしながら、なかなか優先度を上げてもらえず、苦労されている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、他部署に快く協力いただき、一緒に企画づくりを円滑に進めていくためのポイントをご紹介します。

 

社内報掲載のメリットを伝えよう

他部署にとって、全社員に自部署のことをPRできるのがこの社内報の場。なかなか快く協力してもらえない、原稿依頼をしにくいなどといった社内報担当者のお悩みはよく聞きますが、各部署から全社に知らせたい情報を展開するために、社内報に記事を載せられるメリットは大きいです。

 

「社内報に新しい福利厚生の紹介記事を掲載することで、認知度が上がり、利用者も増えた!」「社内報で海外プロジェクトの紹介をしたところ、海外赴任希望者が増加した!」など、社内報に掲載することでさまざまな成果につながっています。

 

だからこそ他部署の方にそのメリットを理解してもらえるように伝え、発信すべきことを引き出してあげることが大切です。

 

制作にあたり、社内報担当者には、他部署からもらったものをそのまま載せるのではなく、その部署が発信したいことを理解した上で、社員に分かりやすく伝えるために編集することが求められます。

他部署の方にも、編集を加える必要があることを理解してもらい、伝えたいメッセージを社員に確実に伝えられるようにしましょう。

 

また他部署からの「社内報を使って、社員にこんな行動を取るように促したい」、「自部署で取り組んでいるこんな活動を伝えたい」という要望に対して、社内報担当者が協力することで、社内報を通じて全社の一体感を高める、横の連携を強くするといった、社内報発行目的の達成に近づいていくでしょう。各部署とよりよい関係性をつくり、社内報をより効果的なものにしていきましょう。

他部署の方に依頼を快諾してもらうためのコツ

他部署の協力が必要だと分かっていても、断られたらどうしようと依頼をためらってしまう場合もあると思います。他部署の方を前向きに巻き込むためには、まず「部署のトップを巻き込む」ことが大事です。

 

他部署の部課長に対して社内報に掲載することでどのような効果が得られるのかを伝え、トップから巻き込むことでスムーズな原稿依頼が可能になることがあります。その場合、社内報の発行目的や企画の意図をしっかりと伝え、この企画によってどのような成果につながるのか、きちんと説明することが大切です。社内報制作への理解と協力につながりますし、場合によっては自主的に掲載依頼が寄せられるようになるかもしれません。

他部署の方と制作を進める上でのポイント

他部署の企画を取り上げることで、確認に時間がかかって大変だった、認識の食い違いや齟齬が生まれて間に挟まれてしまった、というような経験もあるかもしれません。

ここでは他部署の方に協力いただけると決まってから誌面完成まで、スムーズに進められるひと工夫をご紹介します。

 

他部署の方に社内報の編集会議に参加してもらう

社内報の編集会議(制作会社との打ち合わせの場)に参加してもらい、その場で取材のような形でヒアリングを行うことで、伝えたい情報を社員により伝わりやすいように編集することができます。

 

またその場で、他部署の方と制作会社が直接話をして、伝えたいことを明確にし、表現の認識を合わせることで、原稿や誌面の制作後に 幅な原稿やデザインの修正が発生しにくくなり、確認もスムーズにできます。

 

協力者の気持ちに沿ってスケジュール管理をする

スケジュールを組む際にはどの部署にいつ確認をしてもらえるのかまで記載しておくのがおススメです。これにより確認を前倒ししたり、確認忘れを防いだりすることができるので、不慮のスケジュール遅れを防ぐことができます。

特に、確認者が経営トップなどで社内にいないことが多い場合には、事前に確認いただける日程をしっかりと押さえ、スケジュール表にも確認日時を記載しておきましょう。この時、チェックに要する日数+1~2日の余裕を持って進行することが望ましく、万が一の事態にも対処することができます。

 

また、レイアウトデザインまで完成した段階でチェックしてもらうのではなく、台割・企画立案・原稿・レイアウトと各工程の進行が完了した段階でチェックを挟むことができれば、進行途中で大きな修正が入らず、スケジュールから大きく外れることは少なくなります。

まとめ

社内報担当者が積極的に他部署との関係性をつくることで、社内報の価値を高めることができます。

他部署の方に全社発信できる社内報のメリットを知ってもらうことで、全社一丸となって社内報制作に取り組んでいけるようにしましょう。

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