他部署に協力を依頼する

社内報制作で、他部署に協力を依頼したい

社内の、社内報制作への理解度が低く、「寄稿や取材の際、他部署に協力を仰ぐのが難しい」といった声は多くの企業で聞かれます。こんな時の解決策としては、スケジューリングや依頼方法の見直しが考えられます。寄稿をお願いする際には十分な執筆期間を確保しておくのはもちろん、他部署の社員にも社内報の編集会議に参加していただくことも効果的です。

 

寄稿を依頼するケースは、以下の2つに分けられます。

①他部署が原稿執筆を主導する
②社内報担当者が主導するページで、部分的に他部署に原稿依頼をする

 

 

①のケースでのポイントは、企画の趣旨を明確に伝えることです。原稿執筆に慣れていない部署の方の場合、情報を盛り込みたい思いが先走りしてしまう、趣旨を理解しないまま何となく執筆する…といったことが起こりやすく、その結果、求める原稿に仕上がってこない場合が多々あります。よくある失敗例は、原稿の文章量が大幅にオーバーしている、読み手に伝えたいことが分からない、など。しかし、事前にしっかりと打ち合わせし、企画の趣旨をしっかりと理解してもらうことで、こうした事態は防ぐことが可能です。
②のケースでも、依頼した内容と趣旨の異なる原稿が寄せられるといったトラブルが発生することがあります。これは、全体像が見えないまま執筆することで起こります。原稿依頼の際には企画の趣旨や例となる原稿を添付するなど依頼側の意志を確実に伝えること、原稿依頼シートを見直すことなどが必要でしょう。

社内報制作に、他部署の部課長を巻き込む

社内に向けて社内報制作への協力を仰ぐには、他部署の社員の方にも社内報制作の意義を理解し、制作に携わる時間や労力を確保してもらう必要があります。

そこで、他部署の部課長に対して社内報のメリットをアピールし、トップから巻き込むことでスムーズな原稿依頼が可能になることがあります。その場合、社内報の発行目的や企画の意図をしっかりと伝え、この企画に参加することでどのようなメリットを得られるか、きちんと説明することが大切。社内報制作への理解と協力につながりますし、場合によっては自主的に掲載依頼が寄せられるようになるかもしれません。そして、より一層社内報の可能性は広がっていくのです。

「社内報を使って、社員にこんな行動を取るように促したい」、「自部署で取り組んでいるこんな活動を伝えたい」という要望に対して、社内報担当者が協力することで、社内報を通じて全社の一体感を高める、横の連携を強くするといった、各社における社内報発行目的の達成に近づいていくでしょう。

また、社内報のメリットをアピールするためには、社員を対象にした全社的な講座やイベントを社内報で紹介するという方法があります。特に、重要な社内行事や社内で取得が推奨されている資格取得講座などには注目を。社内報の企画として取り上げながら、社内の取り組みを活発にするという効果も期待できるからです。

誌面では行事のねらい、講師紹介、受講者の感想、受講のメリットなどを掲載し、より臨場感のある演出がポイント。読者である社員が参加したくなるような魅力的なコンテンツにすることで、全社の活性化にも貢献できるのです。特に、主催する部署の担当者が「社内にインパクトのある展開を試みたい」、「そもそも社員がそのイベントの存在を知らない」など認知不足といった問題を抱えている場合、社員・社内報担当者ともにメリットのある切り口となり、より意義のある誌面づくりとなるでしょう。

他部署を巻き込むスケジュール管理

社内報は、多くの場合複数人が執筆した原稿によって成り立っています。そのため、寄稿した部署や社員とは途中原稿の確認や修正のやり取りが発生。企業によってはこの確認先が多くて先に進めないという理由で、スケジュールが後にずれ込んでしまうということも少なくありません。
そこで、スケジュールを組む際にはどの部署にいつ確認をしてもらえるのかまで記載しておくのがおススメ。これにより確認を前倒ししたり、確認忘れを防いだりすることができるので、不慮のスケジュール遅れを防ぐことができます。特に、確認者が経営トップなど社内にいないことが多い場合には、事前に確認いただける日程をしっかりと押さえ、スケジュール表にも確認日時を記載しておきましょう。この時、チェックに要する日数+1~2日の余裕を持って進行することが望ましく、万が一の事態にも対処することができます。

また、レイアウトデザインまで完成した段階でチェックしてもらうのではなく、台割・企画立案・原稿・レイアウトと各工程の進行が完了した段階でチェックを挟むことができれば、スケジュールから大きくはずれることは少なくなります。

投稿型企画で投稿を集めるには

投稿型企画をしたいけれど、全社からネタが集まらない!という声もよく耳にします。社内報の投稿で原稿を募集する方法として、最近はイントラネットや全社メールでの呼びかけが主流なのではないでしょうか。

よりたくさんの投稿を集めるには、投稿企画の認知度を高め、手軽に応募ができる方法をつくるのがおススメ。たとえば、社内報の誌面にQRコードをつけてモバイルサイトに誘導する、社内で投稿企画の募集を告知するポスターを作成するといった方法があります。

でも意外と効果の高いのが、直接会って話せる周りの社員に対して、繰り返し協力を直接依頼するというもの。「全社メールで流した投稿企画の件だけど、なかなか集まらなくて…」と相談すれば、意外と協力してもらえるものです。

やはり顔を見て直接伝えるのが最も効果的な方法ですので、ぜひお試しください。

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