外部協力会社に依頼する

外部協力会社に依頼するメリット

社内報制作には数多くの工程が存在します。その中でも、デザインや印刷などの専門分野から、取材・撮影などの質を求める場合は外部協力会社に依頼することになるでしょう。また、業務効率を考えた場合、外部協力会社に依頼した方が良いという場合もあります。
効率的により良い社内報を作っていくためには、外部協力会社の協力を得ることも選択肢に入れるといいでしょう。

まずは社内報の制作工程を見直す

まずは社内報の制作工程を全て書き出してみましょう。書き出した中で、力量的に足りていない部分、業務の負担となっている部分を洗い出すのです。そして、どこまでを外部協力会社にサポートしてもらいたいのか見極めましょう。

制作の工程を知り、外部協力会社とスケジュールを共有する

締め切り間近には連日夜遅くまで残って修正や校正を行っている社内報担当者の声をよく耳にします。スケジュールはとにかく「見える化」することが重要です。原稿の作成、社内確認、入稿から校了までの予定を社内報担当者と外部協力会社でお互いに共有しましょう。
外部協力会社でのデザイン制作においても、その工程にはいくつかのステップ(1.指示をする → 2.考える → 3.作る → 4.確認(校正)する)があり、そのための段取りや調整で時間がかかることもあります。自社の動き、外部協力会社の動き両方を把握することで、スケジュールがスムーズに進行できるようになります。

困っているのはどんなところか、外部協力会社と共有する

社内報の発刊が終わり、次号の打合せをする前に、社内の関係者を集めて振り返りミーティングを行う企業が数多くあります。

実はこのタイミングが、社内報の制作工程の役割分担を明確化するのにとても適しています。ぜひ外部協力会社ともこのような場を設定し、振り返りを行いましょう。

忙しくなるとつい見過ごしてしまったり、妥協や我慢したりしてしまう改善点を、それぞれの役割別に振り返ることでしっかり次号に活かしましょう。(振り返りミーティング)

役割別に振り返ることで、外部協力会社にお願いしたい役割をはっきりさせることができます。

外部協力会社にお願いしたい役割をはっきり伝える

従来からの進め方をそのまま引き継いでいて、なかなか具体的な改善ができない社内報担当者もいます。

そんな時は「他社ではどのようなやり取りをしているのか」聞いてみるのもよいでしょう。

現在、社内報制作の中でどの部分が大変なのか、まとめて相談してみると、外部協力会社が意外な解決策を持っているかもしれません。また、外部協力会社が会社に関する情報を知っておくことで、共通の言葉で話ができ、打ち合わせがとてもスムーズに進めることができます。

こまめに会社の情報をパートナーに知らせるのも有効です。

一番困っている部分を助けてくれる協力会社を選びましょう

最近では社内報の制作を専門的に扱ったり、数多くの実績を持っていたりする会社がいくつかあります。

各社が持っている特長も様々で、企画力が優れている会社、編集力の優れている会社、デザイン力が優れている会社、印刷対応が良い会社などそれぞれに個性があります。

この中から自社に一番適した協力会社を選ぶためには、今社内報を作っている上でどの部分に一番困っていて、どう改善したいのかをじっくり考えてみることが重要です。その上で協力会社を選ぶようにしましょう。

 

 

 

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