コンペを開催して外部協力会社を選定する

なぜコンペを開催するの?

デザインや印刷といった、自社での対応が難しい工程を担う制作会社選びは、社内報のこれからを決める重要な選択です。最初から一社に決めて依頼することもありますが、複数の会社をピックアップし開催する「コンペ」も多くの会社が活用する手段です。

 

会社によってコンペを開催する理由や時期はさまざまで、〇年に1度と定期開催する会社もあれば、現在の制作会社とのやり取りが進めにくいため、または誌面のマンネリ化を防ぐ新鮮なアイデアを取り入れるため、といった理由で開催する会社もあります。

 

コンペでは、同じ条件・同じ要望をもとに制作会社にそれぞれの提案をしてもらうことで、自分の会社をどれだけ理解してくれるのか、どんなデザインをつくれるのかといった実力をみることができます。また、編集会議に参加できるのかどうかや、アンケートの作成・集計・分析を依頼できるかなど、制作会社にどこまで細かな業務委託ができるかを確認することもできます。

オリエンテーションを開こう

コンペの開催を決めたら、まずは多くの制作会社にその旨を伝え、オリエンテーションを開きます。

オリエンテーションは、自分たちがコンペを開催する理由を含めて「条件・要望」を提示する場であり、また、制作会社からの質問に応じ、お互いの認識に齟齬がないかを確認する場です。

ただ要望を提示しても、制作会社は本来持つ力を発揮することができません。より良い提案を見せてもらうために、十分な情報提供をしましょう。

コンペ開催までの流れ

では、コンペを開催するまでの具体的な流れを確認していきましょう。

 

要件定義・オリエンテーションシートの作成

オリエンテーションの実勢

(複数社合同、個別などやり方はさまざま)

↓(オリエンテーションから3~4週間後)

コンペ開催

一週間以内に返事

 

 

コンペの日程を決めて、上司のスケジュールを抑える

コンペの当日には社内の誰が参加するのかをもとにいつ行うのかを決定し、あらかじめ上司のスケジュールをおさえます。オリエンテーションは制作会社ごとに個別で行う場合と、合同で行う場合がありますので、この時点でどちらにするか決定します。

 

個別で行う場合は、個々の会社について詳しく聞くことができます。

しかし、コンペに参加してもらう会社の分打ち合わせをしないといけないため、時間がかかってしまうといった点もありますので気を付けましょう。

合同で行う場合は、与える情報が統一されるため、同条件で行うことができるという特徴があります。

 

制作会社に渡す資料を揃える

制作会社にはそれまでの社内報に関する情報がありません。

オリエンテーションで与えられた情報だけでどのような社内報のご提案をするか、構成を考えるため、参考資料は不足なく用意しましょう。

主に、オリエンテーションシートやバックナンバーが必要になります。提案をしてほしい企画がある場合は、その企画に関する資料も付随してお渡しします。

 

オリエンテーションシートの例→ここは事例をPDFではるなどしたいです。

 

※コンペ参加により制作会社で発生した費用は基本的に制作会社持ちです。この旨もシートに記載しておきましょう。

 

オリエンテーションの流れ

大切なことは、どの会社にも「同じ条件・同じ要望」を提示するということ。

コンペは同じ要望でどれだけのクオリティのものを創り出せるのかを見せてもらい、比較する場です。

条件が異なっていては、正しい判断ができなくなってしまうため注意しましょう。

 

制作会社は、オリエンテーションの内容を踏まえて提案書の作成に入ります。

提案書では具体的にどういった内容で誌面をつくるか、デザインはどうするかなどをまとめます。この過程で制作会社からヒアリングの打診をする場合があります。より良いご提案をしたいという思いでのお願いですから、対面での打ち合わせや電話等で可能な限り応じるようにしましょう。

 

コンペ開催の注意点~提案の幅を広げるために~

このような内容は欲しいという提示は必要ですが、提示する条件は固めすぎないようにしましょう。

「○○という課題を解決したい、そのために紙・WEBなどの媒体は問わない」「〇〇という課題を持っているので、これを解決していくようなものをやりたい」といった、ある程度幅を持たせた条件で提示すると、制作会社から幅広い提案をもらうことができます。

コンペが終わったら

フィードバックも踏まえた結果報告

参加した制作会社に対して、提案へのフィードバックとともに結果を伝えましょう。取引を決めた会社は、何が決め手となったのか、逆に選ばなかった会社は何が足りなかったかを伝えましょう。フィードバックは、直接お会いすることもありますが、電話やメールで行う場合もあります 。以下はメールでフィードバックする際の例になります。

 

 

〇〇株式会社

〇〇様

 

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の●●です。

 

先日は弊社グローバル報に関するご提案を ありがとうございました。

厳正なる選考の結果、貴社を採用させて頂く運びとなりましたことをお知らせいた

します。

 

つきましては、●月中に制作スケジュールの詳細や掲載企画について決定したく、

打合せをさせて頂きたく存じます。

 

引き続きよろしくお願い致します。

まとめ

 

発注側からすると、コンペを開催するというのはとても大変な労力がかかるものです。

しかし、定期的に内容を見直すコンペを開催することが制作物のクオリティアップにもつながりますし、過去のやり方や作り方にとらわれているところを見直すので、より良くなるための動きだということが分かります。

3~5年に1度コンペを開かれる会社が多いですので、ぜひ、そのタイミングで見直してみてはいかがでしょうか。

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