編集委員の力を活用する

編集委員体制のつくり方

社内報制作には、企画立案から原稿の作成・依頼・整理、制作会社への入稿、校正のやり取りなど、非常に多くの工程が存在し、遠方の拠点とのやり取りも発生します。そこで、制作進行をスムーズに行うために、多くの企業では社内報制作のサポーターとして“編集委員”を組織しています。編集委員選定の方法としては、全国の各事業所、本社の各部署からそれぞれ数人を任命するのが主流。これにより、全社で協力しながら制作を進めることが可能になります。
以下には、編集委員の役割を紹介します。

 

編集委員の役割

・原稿執筆者への原稿依頼・集計・整理、確認後社内報担当者へ原稿送付
・担当ページのデザインの確認、原稿執筆者への内容確認依頼
・社内報の配布
・前号の反省、次号編集会議への要望提出、参加
・納品後、事故の反省と、まわりの反応をフィードバックさせる

 

 

編集委員の整備は、すなわち社内情報網の整備とも言えます。

社内報作りには、幅広い読者の声が必須です。様々な部署をまわってインタビューをするのは大変で すが、編集委員体制を整えていれば、編集会議で編集委員から声を集めることができます。編集委員には、あらかじめ周囲の意見を拾い上げるよう依頼しておき ます。編集委員は様々な部署に属しているので、日ごろから「社内報に掲載してほしいこと」、「会社に関する情報で、知りたいこと」などを、部署の方から聞 くようにお願いしておきましょう。これらの情報が今後の社内報の重要なネタにもなってきます。

また、上記のような編集委員だけに限らず、部署ごとや地域ごとに通信員を任命し、情報提供や取材の手配を依頼している企業もあります。

編集委員との連携の取り方

編集委員を組織しても、うまく仕事の依頼ができず、形骸化してしまうことがあります。それを防ぐための連携の取り方をご紹介します。

企画の完成度を左右する人選のしかた

編集委員を組織しても、うまく仕事の依頼ができず、形骸化してしまうことがあります。それを防ぐための連携の取り方をご紹介します。

 

情報をこまめに共有する

電話やメールで社内報制作の進捗を逐一報告することで、編集委員が社内報担当者に協力してくれやすくなります。入稿の遅延を防ぐためにもスケジュー ルの共有は必要です。こちらから一方的に伝えるだけではなく、相手の困りごと(人間関係などで原稿依頼がしづらい、本来業務が忙しい、など)にも配慮する ことが、スムーズな制作進行につながります。

 

 

社内報勉強会の開催

季刊発行の社内報で、3ヶ月に1度、編集委員を集めて勉強会を開催している企業があります。毎号顔を合わせて社内報のことについて議論するだけでは なく、広報部とつながりのある報道記者を招いて講話をしてもらったり、制作会社や印刷工場を訪れてみたり、他社の工場見学に行ってみたりするなど、社内報 の企画立案につながる活動をしています。編集委員一人ひとりの見識を広げ、様々な角度から意見やアイデアをもらうことと編集委員の一体感づくりが目的です。

 

 

社内報制作に対する思いの共有

全国展開する企業などでは、編集委員全員が一堂に会するのが難しい場合もあります。ある企業では、社内報発行日の直前に編集委員限定でメルマガを発 信。今号で協力いただいた編集委員からのコメントや、見どころを伝えたり、写真撮影時のポイントや原稿作成の方法を掲載したりするなど、編集委員に有用な ツールとして用いています。社内報制作における業務連絡を行うことはもちろんですが、社内報制作の目的や思い、重要性を共有しておくことも、社内報の価値 を高めるためには必要なことです。

 

編集会議の進め方

 次号の内容を決める時には、社内報担当者と編集委員を集めて編集会議を開催しましょう。編集会議は全員参加が望ましく、以下のような内容で行われます。

編集会議の議題

・意見交換(前号の反省、次号の内容)
・企画のアイデア出し、取材先検討
・各自の業務の役割分担
・納品までのスケジュールの確認者に報告

 

編集会議には、各自が資料として次号の企画案を持ち寄ります。たとえば雑誌や他社の社内報など、デザインや編集の切り口を伝えるためのイメージサンプルがあればなお伝わりやすくなるのでおススメです。特に、遠方の拠点から来る編集委員の方には、営業所や支社での出来事、取り上げてほしいニュースなど、掲載の素材となるものを事前に用意してもらいます。

企画案が決まったら、次は具体的な役割分担です。企画の詳細を決める担当や、取材先や原稿依頼先への連絡担当などを決定します。入稿日時や入稿方法・誌面の確認作業・発行日の確認など、納品までのスケジュールも編集委員を含めて共有しておく必要があります。

編集会議は、社内報発行のタイミングに合わせて定期的に開催しましょう。編集会議は、編集委員の交流の場として、また率直な意見を聞き出す機会として非常に重要です。社内報の発行日から逆算して日程を調整し、早めに編集会議の開催日時を伝えておくことが大事。最近ではテレビ会議システムなどを利用し、本社に集まる時間や経費を抑えて効率的に編集会議を行う企業も増えてきました。

編集会議の盛り上げ方

質問方法を工夫する

 

編集会議で社内報担当者が気を配るべきことは、話しやすい雰囲気づくりです。「皆さん、何か良い ネタありませんか?」と直球を投げかけても、なかなか意見は出しにくいものです。そんな時は「○○さん、最近よく耳にする愚痴ってありますか?」といった 身近な質問を投げかけることで、企画のヒントを探るのも一つの方法です。何気ない発言から会社の課題を見つけ、それを題材として企画を生み出すことができるかもしれません。

事前アンケートに回答してもらう

編集会議当日に意見を出しやすくするためには、事前アンケートを取っておくことが有効。当日の議題を全員がしっかりと認識した上で参加してもらえる のに加えて、意見を求めてもなかなか発言が出ない…という状況を回避しやすくなります。あまり堅苦しい雰囲気にならないように飲み物を用意したり、発行後 の打ち上げを企画したりすることで編集委員の交流を深めるのも大切です。まずは、どんどん意見を出すことが重要であることを伝えましょう。

中には、編集会議を座談会の場にし、社内報の一企画とした会社もありました。社員を代表する編集委員の声を社内報に掲載することで、より深みのある誌面展開が期待できます。

 

 

 

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