ハイクオリティーな社内報年間計画の作り方

今回の記事では、社内報の年間計画を立てる必要性から、クオリティーの高い年間計画を立てる過程で必要になってくるコンテンツの分析方法に至るまで、丁寧に解説していきます。

 

はじめに:なぜ社内報に年間計画が必要なのか

社内報作成を通じて達成すべき目的に立ち返りやすくなる

1年の初めに、社内報で取り上げるコンテンツや達成したいビジョンを明確にしておくことで、特集企画や定例企画など冊子を通じて読者に伝えるべきことが明確になり、社内報業務にかける実作業時間を削減することができます。

 

また、たとえ社会や会社の状況が変わり計画通りに企画作成ができなくなったとしても、その時につくった目的に立ち返ることで、スムーズでレベルの高いコンテンツ作成につなげることができます。

 

円滑な段取りができるため、関係者全員のエンゲージメントが高まる

あらかじめコンテンツに見通しが立っていれば、取材や寄稿の依頼も余裕を持って進められます。取材や寄稿を依頼する予定の方に「そのうち●●について伺うかもしれません」などと声を掛けておくと一層効果的でしょう。

 

余裕を持ったスケジューリングによって、通常の業務で多忙な取材先に喜んでもらえることはもちろん、企画や原稿のチェックを行う上長からの評価も高められるチャンスです。その上、自身のスケジュールにも余裕が出るので、いいこと尽くしです。

クオリティーの高い年間計画を立てるには

STEP 1:社内報を通じて達成したいビジョンを描く

実際に年間計画の作成へ移る前に、まずは社内報を通じて達成したいビジョンや発行目的を明確にしておくことが重要です。

 

発行目的の例として挙げられるのは、

  • 自社が抱える組織的課題の解決を目指す
  • 社内での情報共有やコミュニケーションの活性化につなげる
  • 激変する社会情勢のなかでトップメッセージや経営情報をしっかりと届ける

などです。

 

発行目的および、その目的を達成するための編集の方向性(編集方針)については以下のページで詳しく紹介しています。

 

→発行目的、編集方針についてはこちら

発行目的を考える

編集方針が、社内報制作の軸となる

 

STEP 2:現在の社内報コンテンツを分析し、改善点を洗い出す

カテゴリから考える

発行目的と編集方針が決まったら、次は今までの社内報のコンテンツを分析し、改善点を見つけます。

 

年間を通してどのようなコンテンツが多く発信され、一方でどのようなコンテンツが不足していたのかを調べてみましょう。ここで調べた結果から情報の過不足を分析し、次年度に必要なコンテンツの洗い出しを行います。JBAでは、以下の大カテゴリから社内報のコンテンツ分析を行っています。

 

  • 経営情報の伝達
  • 理念浸透
  • 組織文化醸成
  • ナレッジ共有
  • インナーコミュニケーション活性化

 

例えば、「社長座談会」企画であれば「経営方針の伝達」カテゴリに分類されることが多いでしょうし、「職場紹介」企画であれば「インナーコミュニケーション活性化」カテゴリに分類されると考えられます。

 

ここで注意するべきことは、コンテンツに偏りがあるか否かということではなく、発行目的に沿ったコンテンツがきちんと発信されているか否かという点です。

 

発行目的と照らし合わせて考え、コンテンツの拡充・削減の検討材料にしましょう。

 

3種類の企画タイプから考える

社内報企画は以下の三つのタイプに分けられます。

 

  • 特集

毎号新しい一つのテーマについて、多くのページ数を割きながらとことん深掘りしていく企画です。

冊子の冒頭に位置することが多く、読者に社内報を「読みたい!」と思ってもらうためのフックの役割を担うほか、多くの情報量を伝えられるため、年間計画達成のためのキーとなりやすいタイプです。

 

  • 定例

特定のテーマについて、毎号定型のフォーマットで切り口を変えながら繰り返し伝える企画です。

CSRやコンプライアンスなど繰り返し学んでもらう必要がある内容や、職場紹介や役員メッセージなど伝えるべき情報量が多い内容に対して用いられるタイプです。

 

  • 差し込み

社内行事や関係部署からの通達など、緊急性・重要性が高い記事を掲載しなければならないときに、「特集」や「定例」とは別にスポット的に入れ込むショートサイズの企画です。

特に、発行目的が「経営方針伝達」カテゴリに属する社内報の場合は、伝えるべき情報が状況によって刻一刻と変化することがあり得ます。臨機応変に活用していきたいタイプです。

 

これら3つを状況に合わせて適切に活用していくことが広報担当者としての腕の見せ所です。以下では上記3タイプのうち、「特集」「定例」の運用例をご紹介いたします。

 

特集運用例:特に重要な情報について年間を通じて同じテーマで展開

「理念の浸透」や「モチベーションアップ (組織文化醸成)」などのテーマは、一度の特集企画で達成することはできません。そこで、年単位のスパンで特集企画のストーリーを作ります。

 

具体的には、発行目的達成までのシナリオを描き、年間の発行数に合わせて、序章から終章まで完結する企画を練ります。同一テーマについて考えを深めるための期間を読者に提供することで、一層の浸透効果を狙うことができます。

 

定例運用例:特定のプロジェクトにおける好事例を定期的に伝える

「働き方改革」や「改善活動」など、他部署や他の社員が達成したナレッジを全社的に参考にするための事例紹介をします。

 

こうしたネタを毎号取り上げ続けることで、組織活動を円滑に進めるための情報蓄積をサポートすることができます。

 

STEP3:ページ構成 (台割) を考える

そして最後はページ構成を考えます。各企画、テーマごとに誌面の何ページ分を使用するのか、バランスを見ながら決定していきます。

 

読者は冊子の中身を確認する際、表紙から順にめくっていくことが多いです。そのため、重要な情報ほど冊子の前半に配置することをお勧めします。

まとめ

長期的な視点から年間計画を定めることで、社内報の方向性も軸がぶれないものになり、社内報のクオリティーが上がります。

また、年間計画があれば取材のための準備も事前にできるようになるので、取材をする側にとっても、される側にとっても、いいこと尽くしですね。

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