社内報の年間発行回数と仕様を決める

これから社内報の創刊やリニューアルを検討されている方。限られた予算の中でどのような社内報にするか、頭を悩ませるところですよね。今回は最初に皆さんが直面する「発行回数」と「仕様」の決め方について、その考え方をお伝えします。

 

これらの戦略を立てる上で欠かせないのが、年間発行回数や仕様を決める工程です。

一般的な紙社内報の発行回数

年間発行回数の決め方にはさまざまな指標がありますが、特に以下の二点が大切な指標として挙げられることが多くあります。これらを参考に、改めて自社の社内報年間発行回数を見直してみましょう。

 

紙社内報の一般的な年間発行回数は、春夏秋冬に1冊ずつ発行する年4回です。

数年前までは、毎月発行や隔月発行の企業が多く、紙社内報での情報発信の頻度は高かったのですが、昨今Web化が進んでいくなかで、Web社内報との併用により、紙社内報の発行回数は減っている傾向にあります。紙社内報の発行は年に1・2回と、回数を絞っている企業も増えてきました。

 

とはいえ、今でも毎月発行、隔月発行している企業もあります。自社の状況に合わせて、発行回数を決めていくことが大切です。

紙社内報の発行回数と仕様の決め方

実際に紙社内報の発行回数と仕様を決めるために、以下の 4 つの順で考えていきましょう。

 

  • 1発行目的
  • 2Web メディアとのすみ分け
  • 3読者ターゲットの影響
  • 4担当者リソースと予算

 

発行目的

紙社内報の発行目的から、発行回数を検討してみましょう。

 

「経営情報の伝達」ということであれば、情報が一定以上にまとまりやすい四半期ペースでの発行がよいでしょう。

 

「インナーコミュニケーション活性化」であれば、社員同士で知る機会が増えれば増えるほど効果が期待できるため、毎月ペースなど高頻度での発行を目指したいところです。

 

社内報発行目的の作り方はこちら

 

Web メディアとのすみ分け

紙社内報以外の社内広報媒体として、Web 社内報や社内 SNS などのメディアを活用している場合には、互いの強みを生かす発行頻度、あるいはコンテンツについて考える必要があります。

 

Web メディアは紙社内報と比べ、タイムリーな情報伝達能力で高い優位性を持ちます。

 

簡潔かつ逐一伝達すべき情報の発信は Web メディアに任せ、紙社内報は頻度をやや落とす代わりに、経営情報や重要プロジェクトの裏側など、社員にしっかりと理解してもらいたい情報について深掘りしていくなどの運用がおススメです。

 

読者ターゲットの影響

社内報でターゲットとしている読者層や、社風によっても理想的な発行回数は変わってきます。

 

たとえばメインターゲットが課長職以上など、役職者に向けた経営情報の発信を考えている場合は、タイムリーに情報が伝えられるとその分現場への落とし込みが期待できるため、発行回数を増やしていきたいところです。

 

その逆に、一般社員を含む全ての社員をターゲットにする場合は、あまり発行回数が多いと敬遠されてしまう恐れがありますので、控えめにしてみることも考える必要があります。

 

また、「一般的な紙社内報の発行回数と従業員規模の関係性」でも述べたように、従業員数によっても発行頻度について考えていきたいところです。

 

担当者リソースと予算

現実的な制約として、社内報担当者の時間的な制約 (制作チームの人数、他の業務との兼ね合いなど) や、予算が存在します。

 

年々、社内広報に割かれるリソースは減少している傾向にあるようです。

 

理想とする社内広報に近付けられそうにない場合は、社内報制作協力会社に協力を投げかけてみるのも一つの手かもしれません。

社内報の仕様とは?

発行回数の他に、紙社内報では仕様に関してさまざまなことを決めていく必要があります。

 

形状(サイズ)

まず、皆さんが悩まれるところで言うと「形状(サイズ)」です。オーソドックスなのはA4サイズの紙社内報ですが、小さめのB5サイズやA4サイズで発行する企業も少なくありません。むしろ、女性が多い企業ですと、カバンに入れやすいということで、小さいサイズが好まれる傾向にあります。

 

逆に、「タブロイド型」「新聞型」の大きなサイズで展開する場合もあります。また、A4サイズを少しカットして正方形の冊子にするなど、形状の違いで、他の冊子物とすみ分けをすることも。各所から冊子やDMなどが届く場合に、社内報だと一目で分かって手に取ってもらうためには形状(サイズ)の工夫は有効です。

 

ページ数

ページ数は台割によって変動しますが、サイズが小さくなればページ数を増やし、サイズが大きくなればページ数を減らす傾向にあります。

一般的な社内報は12~24ページのものが多いですが、4ページの二つ折り型のものもあれば、40ページを超える記念誌のような社内報を発行する企業もあります。

 

用紙

マット紙、コート紙、どちらも使われますが、写真の写りが良く、蛍光灯の反射がしづらく読みやすいマット紙が好まれる傾向にあります。フリーペーパーのような軽い冊子にしたければ薄い用紙を、持ち帰ったり保存したりすることを想定してしっかりとした冊子にしたければ厚い用紙を選択しましょう。

 

特別感を演出するために、一般的な用紙ではなく特殊紙が選ばれる場合もありますが、価格が大きく異なりますので、費用対効果を検討しましょう。

 

製本加工

製本とは、冊子状にするための加工のことですが、大きく2種類に分けられます。簡単にいうと、ホチキスを使うか使わないか。折り目をホチキスで綴じる「中綴じ」という製本加工が一般的ですが、食品系や精密機器メーカーなど、ホチキスの使用を禁止している企業では、のり付けで綴じる「無線綴じ」という綴じ方が好まれます。また、「中綴じ」にはページ数の制限もあるため、40~50ページを超える際には「無線綴じ」をお勧めします。

まとめ

社内報の年間発行回数を考えるための指標は大きく「発行目的」「Webメディアとのすみ分け」「読者ターゲットの影響」「担当者リソースと予算」の4つ。会社の状況に応じて発行頻度や仕様を吟味し、よく読んでもらえるような発行回数、タイミング、仕様を考えましょう!

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