社内報のプロが教える!校正ってどうやるの?

校正は誤植を防ぐ最大の武器

校正ってなに?

まず、校正とは何でしょうか。校正とは、文字や文章を見比べて誤字や脱字などの誤りに修正指示を入れる作業。簡単に言うと「制作上のミスを見つける」ものです。入稿された原稿と原稿をはめた誌面、朱書き入り原稿や修正前の誌面と修正後の最新誌面、というように一つ前の段階と最新のものを比べ、誤りや修正漏れがないか確認します。

 

校正と校閲って何が違う?

校正は校閲の仕事と混同されることがよくあります。しかし、その作業は全く異なるものです。校正が先ほどあげたように二つのものを見比べ「制作上のミスを見つける」作業であるのに対して、校閲は目の前にある原稿の「文章や記載事実の誤りを見つける」作業です。原稿に書かれている文章の事実が正しいか、「てにをは」の使い方は適切か、内容の矛盾や日本語の誤りはないか、といった正誤を確認します。校正校閲として二つの作業をまとめて行うことが一般的なため、混同されやすいのです。

 

校正の意義とは

社内報を制作する上で、担当者が最も物理的に時間を費やす仕事、それが校正ではないでしょうか。制作の工程で幾度となく発生するため、日々の業務に追われ、どうしても流れ作業になりがちです。しかし、校了を優先するあまりこの段階で手を抜いてしまうと、誤植に直結し大きな問題となります。

 

誤植が起きると大変なことになる

特に社内報は影響力の大きい媒体。社員数3000人以上の大企業ともなると、季刊発行としても年に1万部以上が発行・配布されます。数千部売れればヒットといわれる出版業界と比較すると、この数字の大きさが想像できるでしょうか。それだけ多くの方に読まれる誌面で誤植をするということは、手に取ってくださる多くの方に誤った情報を与えるということです。

 

インタビューや特集などで社員の方を紹介することも多いですよね。全社に配られる誌面に自分が掲載されるというのは、とても名誉なこと。万が一名前が間違っていたりすると、一生の傷になる可能性も否定できません。

 

このような誤植を防ぐことができるのが、校正なのです。誌面に反映された原稿や素材を確認すると同時に、レイアウトなどに関する編集観点でのチェックもできればその後の工数の大幅な削減にもつながります。校正の基本をしっかり固め、より良い社内報作りを目指しましょう。

(※編集観点でのチェックはこちらをクリック)

社内報のプロが教える校正の基礎とコツ

校正の作業手順

まず、校正の手順を確認しましょう。

  • 1誌面を出力する(実際にデザインと原稿・写真を全て印刷して確認する)
  • 2黄色マーカー、およびフリクションを用意する
  • 3原稿が誌面に反映されているかを一つ一つ確認していく

このとき、人名と写真の確認など重要度が高い箇所から先に確認するようにしましょう。

 

入稿された原稿と誌面上の原稿に誤りがないか全て確認

 

 

不明点や修正指示は赤字で記入

 

    • 4ノンブル、号数、企画ナンバーなども反映されているか確認する

 

校正で特に注意すべきポイント

校正する際に特に注意すべき観点を紹介します。

  • 1人物名
  • 2企業名・団体名
  • 3商品名
  • 4商品名には商標登録のマーク(TMや(R)を付記するか
  • 5法規上の問題点(名誉毀棄損や個人情報保護法違反など)がないか
  • 6差別用語などがないか

 

上記用語は、もし間違っていた場合大きな問題となる箇所です。校正の手順で書いた通り最初に確認するなどして、重点的に確認することをお勧めします。

 

校正記号

また、校正する際によく使われる記号が存在します。制作会社や校閲会社に外注をする際などは、専門の方が使う記号となりますので、覚えておくと良いでしょう。

 

 

 

社内報のプロが見つけたコツとおすすめツール

ではここからは、実際に社内報を制作してきた中で見えてきた校正のコツと便利なツールを紹介します。

 

 

上記のように、しっかりとデザインされているように見える誌面でも、冊子にしたときに問題となる箇所はたくさんあります。

全ての点を網羅し確認するため、校正前にマーカーを用意し、原稿と誌面とを照らし合わせながら、しっかりと確認しましょう。このとき、「誌面⇒原稿、原稿⇒誌面、誌面⇒原稿、…」といったように目の動きをできるだけ少なくすると、集中力も続き疲れにくくなります。

 

もし未反映な箇所が出てきたときは赤ペンで修正指示を明記し、制作会社に送付するようにすると、コミュニケーションをスムーズに取ることができます。その際、フリクションボールペンは、消せる赤ペンとしてとても使い勝手が良く、お勧めです。

 

また、制作会社への修正指示を口頭のみで済ませるのは避けましょう。口頭のみの指示は記憶に残りにくく、修正漏れの大きな原因になります。目に見える形で指示を残すために、電話などで伝達した場合は必ずメールでも修正指示を送付するなどして誤植を防ぎましょう。

まとめ

以上見てきたように、校正は社内報を制作する上でとても重要な作業となります。

人はミスをしてしまうものですが、校正をしっかりと実施することで、多重の確認による誤植リスクの大幅軽減が期待できます。

日々の校正作業で基礎を固めれば、後の作業負担が少なくなり、品質の向上や進行管理のスムーズな実行につながりますから、ぜひ担当者の皆さまも試してみてください。

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