社内報のスケジュール作成と進行管理

 

社内報制作においては、スケジュールの作成と管理が非常に重要です。

制作期間の自分の動きや社内チェックのタイミングを事前に決めておくことで無理なく、発行日に遅れのない進行ができるようになります。

 

今回は進行管理に不安を抱える社内報担当者の皆様に、「スケジュールの組み方」や「各制作工程のおさらい」「陥りがちなミス」と「できる担当者のテクニック」についてご紹介します!

そもそも社内報はどのくらいの期間で作るもの?

定期的なサイクルで発行される社内報ですが、その発行頻度はさまざまです。その中でも多いのが年4回ペースでの発行です。この場合、1号あたり、およそ3カ月をかけて編集作業を行うことが多いです。

 

発行頻度は会社の方針やその時の状況次第で変わりますが、季刊の場合は3カ月程度、隔月発行の場合は2カ月程度という具合に発行頻度に合わせ、無理のないようなスケジュール作成を行うようにしましょう。

社内報の制作工程と目安日数

社内報が完成するまでに、各工程で設ける期間や社内確認に必要な期間などは会社によってさまざまですが、 ここではその目安となる日数をお伝えします。

 

企画立案から編集会議まで:約2週間

まず編集会議は発行の3カ月前に実施しましょう。

編集会議までに会社としてどんな情報を発信していくべきか、その情報をどんな切り口で取り上げるべきかをまとめておきましょう。【企画立案から決定まで2週間程度】は取っておくことが重要です。

 

 

寄稿先、取材先の選定と打診:約10日

【寄稿は依頼から回収まで10日程度】取りましょう。取材の場合は、取材日時を依頼日から2週間程度先に設定できると親切です。

 

 

取材から原稿執筆:約1週間

【取材日から原稿を書き上げるまでは1週間程度】取っておきましょう。

 

 

部署内確認:約3日

寄稿原稿や取材原稿を社内報担当者内で確認します。

【部内確認には3日ほど確保】しておくとよいでしょう。

 

 

デザイン制作:※企画により変動

毎号同じデザインを使って展開する定例企画と、特集などの新規企画では、作り込みにかかる日程も変わってきます。

【定例企画であれば2~3日程度】、ページ数にもよりますが、

【新規企画であれば3~5日程度】取っておきましょう。

 

関係部署への原稿確認:約3~5日

【確認依頼から回収までは3~5日程度】確保しましょう。

関係部署が多い場合は、その分時間もかかるので早めに進めておく必要があります。

 

 

印刷・製本・仕分け・発送:約1週間

部数やページ数、発送先の数などによって変動しますが、【印刷・製本・仕分け・発送には1週間程度】取っておきましょう。

進行管理の落とし穴を回避せよ!

社内報担当者がよく陥りがちなのは、せっかくスケジュールを立てても、ずるずると後ろ倒しになってしまうこと。毎号早めに着手しているのに、なぜか校了間際でバタバタしてしまう!という経験がある方も多いのではないでしょうか。

 

  • 稟議がなかなか通らず企画が決まらない
  • 人選が決まらない
  • 入稿が来ない
  • 急な内容変更で作り直し

 

……など遅れる要因はたくさんあります。

そんな進行管理の落とし穴を回避して、制作進行をスムーズに行うためには、下記が非常に大切です。

 

1、最初にしっかり段取りしておくこと

2、遅れた時の仕切り直し

それぞれについて詳しく解説していきます。

 

1、最初にしっかり段取りしておくこと

とにかく最初の段取りが大切です。基本的なスケジュール感は毎号一緒ですが、企画ごとに気を付けるポイントは異なります。「原稿段階での確認が必要か?」「デザインでの最終チェックでよいのか?」など、どの段階で稟議に回すのかも企画によって異なります。

 

例えば、ある企業での「新製品の特集」の稟議の流れは、下記の通りです。

 

  • 1そもそもどのような特集企画にしていくのか、事前に担当部門に相談を実施。
  • 2その後、広報部で企画趣意書を作成し、企画趣意書の段階で、広報部長チェック
  • 3広報部長チェックを通った企画趣意書を担当部門でチェック
  • 4取材し原稿執筆。原稿は広報部内でチェックし、デザイン反映。
  • 5デザインが仕上がったら、デザインの状態で担当部門に一度チェック。
  • 6最終校正を実施し、発行直前に他の企画と併せて広報担当役員チェック
  • 7校了、発行。

 

上記は一例にすぎません。

原稿の段階で担当部門にチェックいただく必要があるかもしれませんし、広報担当役員に企画趣意書の段階でチェックいただく必要があるかもしれません。

 

「役員確認が必要なのか?」はたまた「社長まで確認が必要か?」「現場確認には回すのか?」などチェックフローをあらかじめ明確にしておき、確認者の予定を押さえておきましょう。

 

普段より時間がかかりそうな工程には余裕を持たせてスケジューリングするよう心掛けてください。

 

2、遅れた時の仕切り直し

どんなに段取りしておいても、遅れてしまうことはあります。

そんなときに、いかに仕切り直しができるかによって、進行は全く変わります。1日でも予定がずれ込む場合には、その後のスケジュールを再調整し、仕切り直す必要があります。

 

社内報制作において一番やってはいけないことは、「スケジュールをずるずると曖昧にしておくこと」です。

 

当初のスケジュール通りにいかないことが分かったら、なるべく早く段取りを組み直してください。

また、スケジュールを更新したらすぐに関係者に共有しましょう!

できる社内報担当者の進行管理テクニック

最後に、できる社内報担当者がどのような進行管理を実施しているのか、3つのポイントをご紹介します。

 

1、編集会議時点で発行までのスケジュールを明確に!

編集会議を開催するときには台割、企画内容、取材内容など決めるべきことを明確にしておき、編集会議後にスムーズに次のアクションに進んでいけるようにしましょう。

 

先ほどご紹介したように、最初の段取りが非常に大切です。発行までのチェックポイントを明確にして、決めた道筋に沿って後は進むだけ!という状態までクリアにしておくことがベストです。

 

 

2、協力者の時間は早めに押さえる!

社内報制作は決して一人ではできません。寄稿協力をいただく方、チェックいただく方、また外部のカメラマンやライターの予定、制作会社との連携など、関わる人は何人もいるはず。

 

例えば、発行前の社長チェックの予定を押さえていなかったことで、校了間際に海外出張に出られてしまい、校了ができずに発行が後ろ倒しになってしまった、ということもあります。

できる社内報担当者は、チェック者の予定をしっかりと押さえておき、スケジュールをコントロールしていきます。

 

 

3、協力者の方には優しくリマインド!

進行に遅れが出る理由のうちの多くは、原稿がなかなか集まらないというもの。原稿依頼をしている方へは、締め切り1週間前、3日前、前日、当日朝と細かく、丁寧にリマインドのご連絡をすることが大切です。あまりお送りしすぎてしまうと煙たがられてしまいますので要注意ですが、普段の業務の合間で忘れられてしまうこともありますので、丁寧にリマインドしておくことも大事なのです。

まとめ

いかがでしたか?スケジュールを制する者が社内報を制する。

逆を言えば、悩みも多いのが進行管理ですが、上記のポイントを参考に社内の状況に合わせたスケジューリングをしていきましょう!

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