社内報とは?社内報に関する根本的な疑問をまとめました

そもそも社内報とは何か、どんな役割を持っているのか、社内報担当者でもざっくりとした理解で臨んでいる方が多いのではないでしょうか。本記事では、社内報についてのよくある質問をQ&A形式でお答えします。

Q、社内報にはどんな目的があるの?

A、経営方針を伝えることや、コミュニケーションの活性化などさまざまです。

 

経営環境や業界によってさまざまですが、最も多い理由が「方針や会社の動向を伝え、ベクトルの一致を助けること」です。

また、従業員が少ない企業では社員がお互いを知ることが自然にできていても、規模が大きくなるにつれ難しくなります。「コミュニケーションの活性化を助け、一体感を生みだすこと」も、理由としてよく挙げられます。

この2つの理由をベースに、社内報を発行する企業が多いようです。

Q、社内報にはどんな種類があるの?

A、大きくは”紙”と”ウェブ”と”動画”が頻繁に活用されています。

最も主流なのが、A4サイズの紙社内報です。かばんにも入れやすいB5サイズや、タブロイド版も人気です。

また、デジタルメディアの活用も盛んです。ポータル上での情報共有やウェブ社内報を個別に導入し、紙とウェブの両方を併用して社内広報に取り組まれているケースも非常に多くなりました。

さらに最近では、より読者の印象に残す社内広報の手段として動画を用いた社内広報を行う企業も増えています。

 

 

Q、発行頻度はどの程度が望ましいの?

A、隔月(年6回)~季刊(年4回)が最多。期間が空きすぎるとネタの旬が切れてしまうので、要注意を。

一般的には隔月(年6回)~季刊(年4回)が多いようです。これ以上の期間が開くと、情報共有メディアとしては、忘れた頃に記事を取り上げることとなるため、発行タイミング的には遅いといえます。

 

最近ではウェブ社内報やポータルの活用が増え、毎月発行の社内報は少なくなりました。これらのデジタルメディアは基本的に「リアルタイム」に更新できることが特徴で、執筆に時間を要する内容でなければ、1~2日で記事をあげることも。速報性はどうしても劣るため、紙型の社内報は、深い理解を促したり、尖ったメッセージを伝えたりするメディアとしての活用に方向転換するケースも多く、その分作り込みにかける時間も増えている傾向があります。

 

ウェブ社内報であれば、運用が形骸化しないように、週に2本程度に記事更新を目標と運用することをおすすめします。て連絡をしましょう。

 

 

Q、社内報ってどんなオーダーでつくられることが多いの?

A、「会社の動向を伝える」「経営情報を届け、ベクトルを一致させる」ことが最も多い。

経営戦略ツールと認識し、特に重要な施策の一つとして取り組まれている会社もたくさんあります。ここでは、よくある例を紹介します。

  • 経営方針や全社の動きを社員やグループ会社のメンバーに届けたい
  • 経営や方針を学ぶ中で、役員や社員の資質向上を図りたい
  • 経営と現場の距離を近づけたい
  • 会社を好きになってもらい、社員の定着を図りたい
  • 社内のナレッジを共有したい
  • これまでのマネジメントやコミュニケーションのあり方を考え直してほしい
  • 理念教育に使いたい
  • 社員のモチベーションを刺激し、元気を与えたい
  • 社員を知ることで、職場のコミュニケーション活性化につなげたい
  • 経営の動きを記録として残しておきたい
  • 現場の声を吸い上げたい

    Q、社内報の役割ってつまり?

A、理念・ブランドの共有など、社内コミュニケーションの中枢を担います

 

会社の動向をタイムリーに伝えていくだけが社内報の役割ではありません。分類してみると、大きく6つの役割が見えてきます。

Q、社内報のターゲットは?

A、職種や年齢層別にみても、さまざまなターゲットが考えられます。

ただ単に「社員とその家族」などのターゲット設定では、幅が広すぎて薄い内容になってしまいます。そのときに取り上げる内容にあわせて、だれに特に伝えたいのか、メインのターゲットを考えることが重要です。ここではいくつかの社内報のターゲット例とその内容を見てみます。

 

消費財A社:管理職向けの教育ツールに

経営方針を学ぶツールとして社内報を制作しており、昇格試験にも社内報を読んでいないと答えられない内容を盛り込んでいます。マネージャー育成を目的に、しっかり読み込む社内報に仕上げています。

航空B社:若手向けのブランディングツールに

 

オフィスで仕事をせず、空港構内や発着場で働く従業員が多いのがB社の特徴。特に若手の離職率が高いことを受けて、彼らに会社を好きになってもらえるよう、若い子がとにかく手をとって読みたい!と感じられるようグラフィックを多用した社内報を創刊。

プラントエンジニアリングC社:若手に安全の重要性を伝えるツールに

 

安全文化をつくるために、特に業務経験が浅く、危険に対する感性が低い若手に安全の重要性を伝える社内報を作成しました。若手にも分かりやすい表現を多用しています。

半導体D社:海外従業員がグループを再理解するツールに

海外従業員比率が9割を超える中で、これまで国内中心の内容・記事が多かった社内報を刷新。グループの社員全員に関わる記事や海外の社員が登場できるコンテンツを盛り込み、全員が読みごたえを感じる社内報にしています。

Q、社内報の制作は、どんな部署が担当になることが多い?

A、主に広報部が担当することが多いです。

会社によっては、総務部、経営企画、人事が発行することもあります。最近ではコーポレートコミュニケーション部、ブランディング部など、よりコミュニケーションやブランディングを司る部門によって運営されるケースも増えてきています。また、社内に編集委員を置いていることもあります。

Q、発行までにどんな人が関わるの?

A、社内外含め、さまざまな人が関わります。

  • 担当部署内の上司や同僚
  • 編集員・ネタ提供者
  • 取材対象者/取材の調整をする担当者
  • デザインや印刷を担当する制作会社

社内報を発行するまで、何度も原稿やデザインを確認するなど、多くのやり取りが発生します。円滑なコミュニケーションを取ることは非常に重要になります。特に、経営者や事業担当者など取材対象者として協力していただいた方には、感謝を忘れずに伝えるとともに、発行後の反響なども含めて連絡をしましょう。

おわりに

広報業界の言葉に「PRはまずは内から始めよ」という言葉があります。何かを起こすときには、まず従業員の意識を高め、一体感をもつことが大事、ということを表した言葉です。

 

また、ある経営評論家は、情報伝達とモチベーションとの関係性を「周囲の状況について情報がつかめないことほど、人のやる気を失わせるものはない。組織の中で働く人はたとえ自分の座標や自分の取る行動に直接関係ない情報でも、情報に特に関心を持つもの」と説いています。

 

社内報は、経営に関する情報を正確に迅速に、記録に残る形で社員に伝えたり、周囲の情報を伝えて社内コミュニケーションを促したりするなど、社内の情報共有を活性化させるための有効なツールです。また、適切な情報共有は、働くモチベーションにもつながります。社内報を経営の戦略ツールとして活用できるよう、コンテンツの充実を図りましょう。

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